Sinds de invoering van de beleids- en beheerscyclus heeft rapportering aan belang gewonnen. Met de invoering van BBC 2020 krijgt rapportering een nog prominentere rol. Besturen genieten meer vrijheid, waardoor een goede rapportering onontbeerlijk is voor de managementteams om de planning goed te kunnen opvolgen en, indien nodig, bij te sturen.
FinConnect had een gesprek met Toon Van Laere (stad&OCMW Gent) en Johan Peeters (voorheen stad en OCMW Hasselt, thans senior manager business controlling bij Van Havermaet). Lees hun visie op rapporteren in dit dubbelinterview.
FinConnect: Toon & Johan, jullie zijn beiden al jaren bezig met rapportering. Kunnen jullie jezelf even kort voorstellen en aangeven waar jullie in jullie job precies mee bezig zijn?
Toon: Ik werk ondertussen al meer dan 7 jaar bij Stad Gent. Momenteel werk ik bij het team bestuur en consolidatie van het departement financiën. Sinds kort ben ik verantwoordelijk voor het coördineren van de verschillende aspecten van het rapporteringsproces, inclusief de verdere uitwerking en gebruik van onze analytische boekhouding. Je zou dus kunnen zeggen dat ik opsta en ga slapen met rapportering.
Johan: Ik ben in 2005 beginnen werken voor het OCMW van Hasselt als projectmanager, waarna achtereenvolgens nog de functies van waarnemend directeur sociale dienst en stafmedewerker beleid en bestuur volgden. Sinds een kleine twee jaar werk ik voor het advieskantoor Van Havermaet als senior manager business controlling. Ik ben hierdoor, net als Toon, dagelijks bezig met rapportering. Het spectrum hierbij is breed: van personeel over productieprocessen tot de uiteindelijke boekhouding.
Toon: Net als bij Johan bekijk ik rapportering vanuit een brede visie. We hebben binnen stad en OCMW Gent verschillende types van rapportering voor verschillende doelgroepen. We ontwikkelden verschillende BI-rapportages die worden gebruikt door zowat alle lagen van onze organisatie. Verder sta ik ook mee in voor de beleidsrapportering.
Johan: Bij Van Havermaet rapporteren we zoveel als mogelijk op maat. Dat is een tendens die ik ook zie binnen de lokale besturen. Met een rapportering op maat bedoel ik dat we per dag, per maand, per kwartaal rapporteren en op basis hiervan gaan adviseren. Op die manier kunnen we heel snel eventuele scheve situaties rechttrekken. Het geeft ons ook het juiste inzicht om voor zowel de korte als lange termijn de échte opportuniteiten te prikken. Ik vind het ook belangrijk om degene die de rapportering moet lezen, te leren om cijfers correct te interpreteren. Samen bepalen we dan welke KPI’s belangrijk zijn. Ik let erop dat de communicatie altijd in mensentaal gebeurt en wordt ondersteund met duidelijke visuele rapporten.
Toon: Ik denk dat je de situatie die Johan beschrijft perfect kan doortrekken naar wat diensthoofden en managementteams nodig hebben in lokale besturen.
FinConnect: Zijn er zaken die jullie opvallen als het gaat over rapportering? Waar worstelt men mee?
Toon: Meestal is de vraag die aan de oorsprong van rapportering ligt schijnbaar eenvoudig. Wanneer we dan rapporten beginnen te ontwikkelen stellen we vast dat achter de schijnbaar eenvoudige vraag toch een bepaalde complexiteit schuilt. Wat wij dan trachten te doen in de rapporten die we ontwikkelen is die complexiteit zoveel als mogelijk weghalen bij de gebruiker.
Johan: Ik deel de mening van Toon dat het de kern van de zaak is om de complexiteit weg te halen bij degene die het rapport moet lezen. De know-why en de know-what zijn vaak aanwezig in de rapporteringsvraag. Wat meestal ontbreekt is de know-how om effectief tot een goed rapport te komen. Het gaat dan over waar je je data haalt, hoe je de rapportering zo efficiënt mogelijk maakt, e.d.
FinConnect: Hoe ziet een goede rapportering er voor jullie uit?
Johan: Een goede rapportering is een rapportering die de gebruiker in staat stelt om op het juiste moment, de juiste conclusie te trekken. Rapporteren is nooit een doel op zich, maar eerder een vertrekpunt. Even belangrijk hierbij is dat het rapporteren efficiënt kan gebeuren zodat er meer tijd is om te controleren en te analyseren. Het is dus belangrijk om de tijd die je stopt in het opmaken van je rapporten zo beperkt mogelijk te houden.
Toon: Aansluitend op wat Johan zegt hangt het succes van een rapport volgens mij ook af van de doelgroep tot wie het rapport gericht is. Een rapport dat gericht is aan een doelgroep met overwegend technische profielen mag volgens mij gerust wat tabellen bevatten. Wanneer je weet dat jouw rapport gelezen zal worden door mensen die minder onderlegd zijn in cijfers, moet je beseffen dat (complexe) tabellen vaak niet evident zijn. Op dat ogenblik moet je de reflex maken dat het wellicht beter is om een aantal duidelijke grafieken toe te voegen. Naar mijn mening moet een rapport in elk geval helder en beknopt zijn. Mijn ervaring is dat een te complexe en uitgebreide rapportering zijn doel vaak voorbijschiet.
FinConnect: Waar zien jullie mogelijkheden voor lokale besturen om nog stappen te zetten om tot een betere rapportering te komen?
Toon: Er worden de laatste jaren heel veel stappen gezet in de wereld van de rapportering. Medewerkers hebben vaak simpelweg niet de tijd om zich hierin te verdiepen. Eén van ontwikkelingen van de laatste jaren is rapportering via dashboards. Excel, en bij uitbreiding standaard Windows-toepassingen, bevatten heel wat mogelijkheden om mooie rapporten te maken. Omdat ik dagelijks met rapporteren bezig ben, heb ik wel een goed overzicht van de mogelijkheden. Ik kan dus zeker heel wat tips geven waar mensen die niet dagelijks met rapportering bezig zijn, mee geholpen worden. Er is natuurlijk heel veel beschikbaar. Voor de opleiding “Eerste hulp bij (management)rapportering” heb ik de meest interessante zaken eruit proberen te halen. Het topje van de ijsberg, zo je wil.
Johan: Ik werk hoofdzakelijk voor KMO’s en stel vast dat zij vaak ook niet beschikken over volledig geïntegreerde ERP-pakketten. Ik werk dus vaak met verschillende databronnen die ik verwerk tot één dashboard. Lokale besturen hebben vaak meer data voorhanden dan ze zelf beseffen. Het is volgens mij perfect mogelijk om deze data met behulp van Excel te koppelen om tot een geïntegreerde managementrapportering te komen.
FinConnect: Vanaf 2020 zullen jullie een aantal workshops “Eerste hulp bij (management)rapportering” verzorgen voor Uitgeverij Vanden Broele. Wat zijn jullie verwachtingen?
Toon: Ik ben zelf bijzonder benieuwd naar de workshops. Het is de eerste keer dat ik zoiets doe en kijk dan ook uit naar de ervaringen van de deelnemers. Hoewel we mikken op mensen met enige ervaring in Excel, denken we toch iets in elkaar te hebben gestoken dat veel meerwaarde kan bieden. Hopelijk zijn de deelnemers ook overtuigd en kan dit hen praktische ondersteuning bieden.
Johan: Ik ben er ook van overtuigd dat de opleiding voor de deelnemers een opstap kan zijn om op een vlotte en efficiënte manier zelf aan de slag te gaan met het opzetten van een managementrapportering. Vooral de technische “tips en tricks” om binnen Excel data geautomatiseerd samen te brengen is een meerwaarde. Ook voor dagelijkse gebruikers van Excel voor wie draaitabellen al lang geen geheimen meer hebben. Hetgeen niet wil zeggen dat deelnemers nerveus moeten zijn voor de opleiding…net zomin als wij dat zullen zijn.
FinConnect: Dankjewel en heel veel succes bij de aankomende workshops!
Meer weten over de opleidingen “Eerste hulp bij (management)rapportering"?
