FinConnect is een online bibliotheek van Vanden Broele

Na het meerjarenplan, de subsidies

Alle lokale besturen zijn druk bezig met de afwerking van hun meerjarenplan. De beleidsdoelstellingen en acties zijn gekozen. De gewenste middelen zijn toegevoegd. En dan blijkt vaak dat tussen droom en daad een financiële kloof gaapt. Toch maar schrappen in de werkingskosten? Of gooien we dat aantrekkelijke project dan maar overboord? Als lokale middelen niet voldoen, kunnen bovenlokale subsidies misschien een oplossing bieden. Maar hoe begin je daar aan? Welke acties en projecten zijn rijp om in te dienen voor subsidiëring bij andere organisaties? Hoe link je al die oproepen en programma’s aan jouw acties? En is de subsidie de inspanning wel waard?

 

Wie behoudt het overzicht?

Bij de opmaak van het meerjarenplan is het al geen sinecure om het overzicht te houden over alle acties die vanuit de organisatie naar voor geschoven worden. Diensten werken decentraal aan het formuleren en ramen van de verschillende acties die samen de beleidsdoelstellingen moeten realiseren. Middelen die vanuit andere overheden, samenwerkingsverbanden of andere organisaties telkens opnieuw ingezet kunnen worden, staan ongetwijfeld mee vermeld in het meerjarenplan. Maar wat met subsidies die niet passen in het hokje van een dienst? Naast de sectorale subsidies verschijnen er immers meer en meer oproepen die inzetten op horizontale thema’s of die net vereisen om transversaal ingezet te worden.

Grotere besturen beschikken vaak over een medewerker of een volledige subsidiecel die zich kan focussen op het screenen van subsidieoproepen en het ondersteunen van diensten die op een subsidie wensen in te tekenen. Voor kleinere besturen is die ondersteuning er meestal niet. Je kan dit opvangen door binnen je organisatie een vijftal mensen samen te brengen uit verschillende diensten. Zij engageren zich om voor hun beleidsdomein en een aantal flankerende, horizontale domeinen subsidieoproepen in de gaten te houden. In het ideale scenario hebben deze medewerkers een brede blik en kennen ze de beleidsdoelstellingen van de hele organisatie zodat ze verbanden kunnen leggen over diensten en beleidsdomeinen heen.

Naast het engagement dat nodig is van deze medewerkers is het ook belangrijk dat ze voldoende tijd en ruimte krijgen om deze rol op te nemen. In het begin vraagt het opzetten van een subsidiebeleid meer middelen en energie dan dat er binnen zullen komen. De zoektocht naar de juiste organisaties die subsidies aanbieden op jouw maat, je abonneren op relevante nieuwsbrieven en wegwijs raken in het grote aanbod oproepen en partnerzoektochten zijn zaken die je nog vanachter je bureau kan uitvoeren. Maar beperk je zeker daar niet toe. Actieve betrokkenheid in een netwerk is cruciaal om op de hoogte te blijven van toekomstige oproepen, om projectpartners te vinden maar zeker ook om als projectpartner gevonden te worden. Als je organisatie niet veel ervaring heeft in het beheren van een subsidietraject, kan het aangewezen zijn om eerst ervaring op te doen als projectpartner en de rol van leadpartner over te laten aan een andere organisatie.

 

Als bovenstaande voorwaarden voldaan zijn, kan het echte werk beginnen. Neem eerst de tijd om vertrouwd te raken met oproepen die regelmatig terugkeren en met de visies en doelstellingen die daar achter zitten. De Gids voor overheidssubsidies is daar een dankbaar instrument voor. Daarna selecteer je in je meerjarenplan die projecten die kansrijk zijn binnen één van deze subsidielijnen. Kijk vooral naar projecten die voor jouw bestuur vernieuwend zijn en die je met een subsidie een extra dimensie kan geven. Dat maakt het gemakkelijker om in het subsidiedossier te verantwoorden waarom jouw project ondersteuning verdient.

Wanneer zijn subsidies een aantrekkelijke optie?

Nu je zicht hebt gekregen op de hele aanbod aan subsidieoproepen, moet je als lokaal bestuur bepalen hoe je daar mee wil omgaan. Je kan ervoor kiezen om in te zetten op alle subsidieoproepen die kansrijk lijken vanuit de visie om zoveel mogelijk externe middelen te verzamelen. Hou er dan rekening mee dat subsidietrajecten niet alleen geld opbrengen, maar meestal ook cofinanciering en/of de inzet van andere middelen vereisen. Bovendien vraagt de opvolging van een subsidietraject ook personeelsinzet. Je kan er ook voor kiezen om enkel op zoek te gaan naar externe middelen voor projecten die je anders niet kan verwezenlijken of die duidelijk versterkt worden door de bijkomende middelen. De keuze voor deze laatste visie maakt het achteraf gemakkelijker om een sterk subsidiedossier te schrijven.

Los van je visie op de inzet van subsidies vertrek je best vanuit de acties die je hebt opgenomen in je beleidsplan. Cofinanciering is dan vaak al beschikbaar en je zal niet telkens opnieuw op zoek moeten gaan naar (politiek) draagvlak om een project uit te rollen. Hou je ogen natuurlijk wel open voor opportuniteiten die misschien niet direct lijken aan te sluiten bij een gepland project. Soms kan je onderdelen van een project wel inbrengen in een subsidieoproep zonder dat er een volledige overlapping moet zijn met je eigen projectdoelstellingen.

Voor je begint te schrijven, informeer je je best over de doelstellingen, visie of beleidsplannen van de subsidiërende organisatie. Zij lanceren die subsidieoproepen omdat ze hun eigen beleidsruimte willen vergroten, omdat ze andere organisaties hun doelstellingen mee willen laten verwezenlijken of omdat ze acties en projecten willen stimuleren bij andere organisaties. Als je bij het schrijven van een subsidiedossier rekening houdt met die doelstellingen, zal je aanvraag veel beter scoren. Je vraagt je dus vooraf ook best af of jouw projectidee wel kan bijdragen aan deze doelstellingen.

Als je een projectidee hebt uitgewerkt en hebt kunnen verbinden met een subsidieoproep, toets je dat idee best vooraf al een keer af bij de subsidiërende organisatie. Je krijgt dan niet alleen meteen een reeks aandachtspunten mee die jouw subsidieaanvraag versterken, maar je zal ook beter aansluiten bij de doelstellingen die de subsidiërende organisatie wil realiseren met de subsidieoproep. Bovendien krijg je op deze manier meteen de kans om je netwerk te versterken. Wanneer subsidiërende organisaties weten welke projecten en acties er binnen jouw lokaal bestuur op de plank liggen, zullen ze je sneller contacteren bij een toekomstige projectoproep of je in contact brengen met organisaties die nog op zoek zijn naar projectpartners.

 

Ten slotte is er nog één belangrijk aandachtspunt voor je een dossier indient. Denk vooraf na over het toekomstig gebruik van de projectresultaten. Heel wat projecten floreren zolang de subsidieperiode loopt, maar verdwijnen daarna samen met de financiële middelen. Subsidiërende organisaties beginnen steeds meer aandacht te hebben voor de borging van projectresultaten zodat je vaak in het aanvraagdossier al moet aangeven hoe je met de projectresultaten zal omgaan. Een duidelijk toekomstplan is niet alleen fair ten opzichte van de subsidiërende organisatie, maar ook ten opzichte van je eigen bestuur. Het opnemen van de projectresultaten in het regulier beleid van je gemeente zal immers werkingsmiddelen of personeelsinzet vragen. Als vooraf niet duidelijk is hoe je met de projectresultaten zal omgaan, wordt het na afloop van de projectperiode een stuk moeilijker om voldoende eigenaarschap te vinden binnen jouw organisatie om die resultaten te borgen.

 

Stappenplan lokaal subsidiebeleid

  • geef een groepje subsidiejagers de ruimte om subsidieoproepen te screenen en een netwerk uit te bouwen
  • vertrek vanuit je eigen beleidsplan, maar sta open voor opportuniteiten
  • durf je idee af te toetsen bij de subsidiërende organisatie
  • denk na over de projectresultaten na de subsidieperiode

 

 

Deel deze update via LinkedIn
Deel deze update via Facebook
Deel deze update via Twitter
Deel deze update via e-mail

Al onze nieuwsberichten in uw mailbox?

Schrijf u in op onze gratis nieuwsbrief en blijf op de hoogte van nieuwe regelgeving, relevante actualiteit, niet te missen opleidingen en studiedagen, ...