Overheidsopdrachten zijn en blijven een sterk technische materie en dat geldt zeker en vast ook voor het bestek dat een sleutelelement vormt om tot goede aankoopresultaten te komen. De FinConnect-redactie polste Sabine De Smit (aankoopverantwoordelijke provincie Oost-Vlaanderen) om de heikele kwestie van het perfecte bestek te doorgronden. In deze reeks van zes feuilletons steken we van wal met een eerste inleidende beschouwing om dan in latere nieuwsbrieven specifieke aspecten verder uit te diepen.
Het bestek – Wat is een goed bestek?
In de wetgeving overheidsopdrachten zelf is geen definitie te vinden van ‘een goed bestek’. Meer nog, het woord ‘bestek’ komt slechts één maal voor in de wetgevende teksten en dan nog als vermelding in de definitie van het begrip ‘opdrachtdocument’ (art 2, 43° van de wet 17 juni 2016), die luidt:
“opdrachtdocument : alle documenten die op de opdracht toepasselijk zijn en die door de aanbesteder worden opgesteld of vermeld. In voorkomend geval omvatten ze de aankondiging van een opdracht, de vooraankondiging van de opdracht of de periodieke indicatieve aankondiging, wanneer deze gebruikt wordt als oproep tot mededinging, het bestek of elk ander beschrijvend document omvattende met name de technische specificaties en de voorgestelde contractvoorwaarden, formaten voor de aanbieding van documenten door kandidaten en inschrijvers, informatie over algemeen toepasselijke verplichtingen en alle overige aanvullende documenten. Bij een prijsvraag worden deze documenten prijsvraagdocumenten genoemd;”
Dit maakt ons niet veel wijzer en bovendien reikt de wetgeving ons ook geen criteria aan om het onderscheid te maken tussen een goed en een slecht bestek. Nochtans zijn zo goed als al mijn collega’s het erover eens dat je maar een geslaagde overheidsopdracht kan realiseren mits er een goed bestek wordt opgemaakt. Maar hoe doe je dat dan, een goed bestek opmaken?
Wanneer ik een bestek opmaak, doe ik mijn uiterste best om het zo goed mogelijk te doen. Ik beschik over een gekende softwaretool die me een sjabloon aanreikt. Deze software waakt over de wettigheid van de plaatsingsprocedure maar niet over de inhoud van mijn bestek.
Zelfs na jarenlange ervaring en vele gevolgde opleidingen, kom ik nog steeds tot de conclusie dat mijn bestekken vatbaar zijn voor verbetering. Ik heb in de loop der jaren veel geleerd, met vallen en opstaan. Het belangrijke inzicht dat ik heb verworven, is dat ik, noch de andere overheidsaankopers en consultants, ooit het perfecte bestek zullen kunnen redigeren.
Wel ben ik ervan overtuigd dat het belangrijk is om steeds je tijd te nemen om een goed bestek op te maken. En wel om volgende redenen:
1/ Om minstens één, maar liefst meerdere, goede offerte(s) te ontvangen.
2/ Om vlot de economisch meest voordelige offerte te kunnen selecteren.
3/ Om de uitvoeringsfase zonder conflicten te laten verlopen overeenkomstig het bestek en de offerte.
Graag deel ik dan ook mijn ervaring voor het schrijven van een ‘beter bestek’. Verwacht geen ingewikkelde juridische beschouwingen. Ik zal niet komen aandraven met arresten van het Hof van Justitie of de Raad van State. Ik zal jullie evenmin overdonderen met complexe voorbeelden.
Ik wil het graag simpel houden en terugvallen op voorbeelden uit de “huis-tuin-en-keuken-industrie”.
Uit het leven gegrepen : de printer is kapot
“Sabine, help ons want de printer is kapot!”
Afgelopen vrijdag kreeg ik volgend mailtje van mijn collega:
Verzonden: vrijdag 11 januari 2019 8:07
Aan: Sabine De Smit <SabineDeSmit@provincie-oost-vlaanderen.be>
Onderwerp: Printer kapot – DRINGEND!!!
Beste Sabine,
Onze printer in de gang, die zoals je weet al enige tijd tegensputterde, is nu definitief kapot gegaan! We kunnen daarom hier op de griffie niet meer printen! Je zal begrijpen dat dit een regelrechte ramp is omdat we zo ons werk niet meer kunnen doen!
BESTEL JE AUB ZO SNEL MOGELIJK EEN NIEUWE PRINTER VOOR ONS?
Met vriendelijke groeten,
Je collega
Bureauverantwoordelijke
Provincie Oost-Vlaanderen
Wellicht ben je, als je op de aankoopdienst werkt, vertrouwd met dit soort urgente mails. Hoe reageer jij als aankoper in zo’n geval?
Ik kan me voorstellen dat het alle hens aan dek is om cito presto een bestek op te maken voor de aankoop van een nieuwe printer. Met de beschikbare software kunnen we dit immers razendsnel opstarten.
Als aankoper stel je wellicht drie pertinente vragen aan je interne klant :
1) Is er budget beschikbaar? We gaan ervan uit dat dergelijke machine meer dan 30.000 € en minder dan 144.000 €, excl. btw zal kosten.
2) Waar vind ik een lijst geven met technische specificaties?
3) Welke firma’s zullen we aanschrijven? Of anders gezegd: kunnen we de opdracht plaatsen door middel van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking?
Je neemt vlug een beslissing. De leveringstermijn is dringend, dus wordt dit een doorslaggevend gunningscriterium. Verder is de prijs heel belangrijk. In het bestek staat ook vermeld dat je punten zal toekennen aan de kwaliteit van het toestel.
Je schrijft minstens drie firma’s aan. Slechts twee dienen een offerte in. De prijzen liggen ver uit elkaar. Je maakt enkele mathematische oefeningen om de gunningscriteria te scoren. Finaal kom je uit bij de goedkoopste offerte en gun je de opdracht aan de inschrijver met de laagste prijs.
Maar… De firma levert niet binnen de vermelde leveringstermijn. Wat ga je doen?
Na lang aandringen bij de firma wordt er toch geleverd, maar al snel blijkt dat het papier in de printer stropt. Hoewel jij je job als aankoper hebt gedaan, is er geen oplossing gekomen voor jouw collega, die nog steeds niet naar behoren kan printen.
Herken je dit scenario en vraag je je af wat je beter zou kunnen doen?
Wees je ervan bewust dat er bij overheidsopdrachten heel wat fout kan lopen, maar dat je veel van deze fouten net kan voorkomen door voldoende tijd uit te trekken voor de voorbereiding en de opmaak van een goed bestek!
Het belang van een goed bestek
Graag gebruik ik volgende boutade: “Een bestek krijgt de offertes die het verdient”.
Je kan maar op een goede uitvoering rekenen als je bestek realistisch en marktconform wordt opgesteld. Het is daarom belangrijk dat je goed weet wat een bestek is en je de draagwijdte ervan ten volle beseft. Om de draagwijdte van een bestek correct in te schatten moet je goed weten wat een overheidsopdracht precies inhoudt.
In de volgende nieuwsbrieven wil ik je stapsgewijze meenemen in de wereld van de overheidsopdrachten en het schrijven van een “zo goed mogelijk bestek”. Hierbij zullen volgende items aan bod komen:
-
Een analyse van de definitie “overheidsopdracht” en de rol van het bestek hierin.
-
Is het naleven van de wetgeving een doel op zich, of slechts een middel om een overeenkomst te sluiten met een opdrachtnemer?
-
De voorbereiding van de opdracht (of: van het dossier)
-
Voorwerp van de opdracht
-
Technische specificaties
-
Marktverkenning
-
De raming
-
De keuze van de plaatsingsprocedure
-
Selectiecriteria
-
Gunningscriteria
-
Varianten
-
Opties
-
Vaste en voorwaardelijke delen
-
Contractuele bepalingen bij de uitvoering
-
-
De correcte structuur van een bestek.
-
Tips en tricks bij het uitschrijven van het bestek.
-
Specifieke aandachtspunten bij opmaak van een bestek voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
-
Bestekken bekeken door de ogen van de leverancier.
Onthoud voor vandaag:
1/ Het perfecte bestek bestaat niet.
2/ De software waakt niet over de inhoud van mijn bestek.
3/ Een bestek krijgt de offertes die het verdient.
In de volgende nieuwsbrieven gaan we dieper in op de verschillenden aspecten die bijdragen tot een goed bestek.
