Het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur – kortweg DLB voor al wie een lokaal bestuur als professionele biotoop heeft – legt het kader vast waarbinnen de lokale besturen vanaf 1 januari 2019 zullen functioneren.
Met de benoeming van de nieuwe decretale graden (grotendeels) achter de rug – de deadline voor de benoemingen stond immers op 1 augustus 2018 gepind – maakte de FinConnect-redactie een overzicht van de bevoegdheden die op basis van het Decreet Lokaal Bestuur toebehoren aan de financieel directeur, zoals deze vanaf 1 januari 2019 van toepassing zullen zijn.
We sluiten het overzicht af met een korte uitweiding over de nieuwe functie van adjunct-financieeldirecteur, waarvoor in juni 2018 het DLB nog werd bijgestuurd door het Decreet van 25 mei 2018. Op die manier is het plaatje van de financiële sleutelfuncties volledig.
1. De bevoegdheden van de financieel directeur
Het Decreet lokaal bestuur groepeert de bevoegdheden van de financieel directeur in diverse categorieën, waarbij het onderscheid in de eerste plaats wordt gemaakt tussen de bevoegdheden uitgeoefend “onder de functionele leiding van de algemeen directeur” (artikel 176 DLB), tegenover de taken “in volle onafhankelijkheid” (artikel 177 DLB).
Artikel 176 – taken van de financieel directeur onder de functionele leiding van de algemeen directeur
1° het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering;
2° het voeren en het afsluiten van de boekhouding;
3° het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering;
4° het thesauriebeheer, met behoud van de toepassing van de bepalingen daarover in het organisatiebeheersingssysteem.
De financieel directeur rapporteert aan de algemeen directeur.
Artikel 177 – taken waarvoor de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat
1° de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;
2° het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting.
In het kader van het debiteurenbeheer kan de financieel directeur een dwangbevel uitvaardigen, geviseerd en uitvoerbaar verklaard door het college van burgemeester en schepenen of door het vast bureau, om onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen in te vorderen.
Over deze aangelegenheden rapporteert de financieel directeur in volle onafhankelijkheid aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau, evenals over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de financiële risico's. De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van die rapportering aan de algemeen directeur ter beschikking.
Overige bevoegdheden
De financieel directeur staat verder ook in voor de taken die “door of krachtens de wet of het decreet aan de financieel directeur, de gemeenteontvanger, de financieel beheerder of de ontvanger van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn zijn toevertrouwd” (artikel 178 DLB), wat garandeert dat er ten opzichte van talrijke bestaande wetteksten (die de nieuwe decretale graden niet mee overnemen) de invulling gegarandeerd blijft en er geen juridisch vacuüm ontstaat.
Het Decreet lokaal bestuur vermeldt ook nog een resem andere bevoegdheden, die we hieronder nog even kort aanstippen:
-
Ondertekening girale betalingen en betalingen in verband met thesauriebeheer
Voor de gemeente en het OCMW worden alle girale betalingen ondertekend door de algemeen directeur en de financieel directeur. Met zijn handtekening bevestigt de algemeen directeur dat de uitgave wettig en regelmatig is. (artikel 272 en 273 DLB)
Als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, kunnen provisies ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan. Het eerste lid is niet van toepassing op de betalingen vanuit die provisies.
Betalingen in verband met het thesauriebeheer verricht de financieel directeur autonoom.
-
Visum
Na het (positief) onderzoek van de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact (artikel 177, eerste lid, 1°) verleent de financieel directeur zijn visum. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat. (artikel 266 en 273 DLB)
-
Ondertekening beslissingen en briefwisseling
De financieel directeur staat ook logisch in voor de ondertekening van de beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven als deze specifiek betrekking hebben op de aan hem toevertrouwde taken. (artikel 279 DLB)
Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt, met behoud van de ondertekeningsbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel directeur. (artikel 279 DLB)
-
Invordering van kosten dwangprocedure
De financieel directeur vordert de kosten in op zicht van een daartoe genomen besluit van de overheid die de dwangprocedure heeft ingesteld, dat geldt als een bevelschrift dat de financieel directeur ambtshalve moet uitvoeren. (artikel 335 DLB)
Mogelijkheid tot delegatie van bevoegdheden door de financieel directeur
De financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. Dit ontslaat de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid. (artikel 220 DLB)
2. Omtrent de adjunct-financieeldirecteur
De bepalingen omtrent de adjunct-financieeldirecteur zijn weinig talrijk, al werd er net voor het zomerreces toch een inhaalbeweging gedaan waarbij de functie meer op gelijke voet kwam te staan met de functie van adjunct-algemeendirecteur, qua statuut.
In welke gevallen kan een adjunct-financieeldirecteur aangesteld worden?
Er zijn eigenlijk maar twee concrete situaties waarbij een adjunct-financieeldirecteur kan aangesteld worden:
-
In geval van samenvoeging van gemeenten kan een financieel directeur die niet tot financieel directeur van de nieuwe gemeente werd aangesteld, de functie van adjunct-financieeldirecteur krijgen (artikel 382 DLB);
-
Naar aanleiding van de hervorming van de decretale graden en de aanstelling van één enkele financieel directeur per gemeente en OCMW, kon de financieel beheerder die niet werd aangesteld als financieel directeur de functie van adjunct-financieeldirecteur toegewezen krijgen (artikel 589 DLB). Dit gebeurde dan voor 1 augustus 2018, de deadline voor de benoemingen van de nieuwe decretale graden.
Deze bepalingen lopen parallel met die van toepassing op de algemeen directeur en de adjunct-algemeendirecteur. In tegenstelling wat mogelijk is voor de functie van adjunct-algemeendirecteur, die steeds kan aangesteld worden in elke gemeente met meer dan 60.000 inwoners (artikel 162 DLB), is er in het Decreet lokaal bestuur echter geen gelijkaardige mogelijkheid voorzien voor de adjunct-financieeldirecteur.
Kortom, de functie van adjunct-financieel-directeur is een specifieke oplossing voor financieel beheerders die niet doorstroomden naar de nieuwe functie van financieel directeur. Eens de huidige adjunct-financieeldirecteurs met pensioen gaan, zelf financieel directeur worden of een andere job opnemen, zal die functie dus (op basis van het DLB) niet meer ingevuld kunnen worden op basis van het Decreet lokaal bestuur, met uitzondering van de aanstelling op basis van het scenario van samenvoeging van gemeenten. De functie van adjunct-algemeendirecteur, daarentegen, kan ingevuld worden zodra de gemeente de kaap van 60.000 inwoners overschrijdt.
De functie-invulling van de adjunct-financieeldirecteur
Voor beide situaties waarin de adjunct-financieeldirecteur aangesteld wordt, geldt één en dezelfde jobinhoud (artikel 382 en 589 DLB):
“De adjunct-financieel directeur staat de financieel directeur bij in de vervulling van zijn ambt, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 217 tot en met 220 van het DLB. In afwijking van artikel 166 vervangt de adjunct-financieel directeur de financieel directeur als hij afwezig of verhinderd is. De gemeenteraad regelt die vervanging.”
Andere bepalingen van toepassing op de adjunct-financieeldirecteur
Het Decreet van 25 mei 2018 houdende wijziging van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, van de decreten van 4 mei 2018 over het samenvoegen van welbepaalde gemeenten, van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 en van het Provinciedecreet van 9 december 2005 (B.S. 15/06/2018) maakte door zijn artikelen 6 en 9 een resem aanvullende artikelen uit het DLB van toepassing op de functie van adjunct-financieeldirecteur, en wel voor beide hierboven vernoemde scenario’s waarin deze werd aangesteld: aan zowel artikel 382 als 589 wordt een alinea/paragraaf toegevoegd:
“Artikel 41, tweede lid, 6°, 163 tot en met 165, 169, 179, 194 en 208, § 2, tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing op de adjunct-financieeldirecteur, met dien verstande dat het woord "adjunct-algemeen directeur" wordt gelezen als het woord "adjunct-financieeldirecteur".”
Die opsomming zorgt er eenvoudigweg voor dat bepalingen van toepassing op de overige “decretale graden”, nu ook gelijk van toepassing zullen zijn op de adjunct-financieeldirecteur, al werden de afzonderlijke artikelen van het Decreet over het lokaal dus niet individueel gecoördineerd. Concreet gaat het over volgende aangelegenheden:
-
Het aanstellen en het ontslag van de adjunct-financieeldirecteur is een bevoegdheid van de gemeenteraad die niet toevertrouwd kan worden aan het college van burgemeester en schepenen (artikel 41, lid 2, 6°), net zoals dit voor de algemeen directeur, de adjunct-algemeen directeur, de financieel directeur en de ombudsman van toepassing is. Hierin zit trouwens ook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van die personeelsleden vervat.
-
De evaluatie van de adjunct-financieeldirecteur gebeurt op dezelfde manier als die van de financieel directeur / algemeen directeur / adjunct-algemeendirecteur, namelijk door een evaluatiecomité, dat bestaat uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt minstens opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de voorzitter van het vast bureau, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité bepaalt of het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig is. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig. (artikel 194 DLB) Voor elk van hen geldt dat in geval van een tuchtprocedure, een opsporingsonderzoek of een strafvervolging tegen hun persoon loopt en zijn (haar) aanwezigheid onverenigbaar is met het belang van de dienst, de voorzitter van de gemeenteraad in hoogdringende gevallen bij wijze van ordemaatregel het personeelslid onmiddellijk preventief kan schorsen zonder inhouding van salaris. (artikel 208 DLB)
-
Ook de adjunct-financieeldirecteur moet de eed afleggen tijdens een openbare vergadering van de gemeenteraad. (artikel 163 DLB)
-
Het ambt van adjunct-financieeldirecteur is onverenigbaar met andere ambten binnen dezelfde gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient, evenals met de hoedanigheid van personeelslid, belast met het bestuurlijk toezicht of met audittaken bij de gemeente en bij het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient. (artikel 164 DLB)
-
Ook voor de adjunct-financieeldirecteur is het verboden zelf of via een tussenpersoon daden van koophandel te stellen als vermeld in artikel 2 van het Wetboek van Koophandel, met uitzondering van daden van koophandel in het kader van de voogdij, de curatele over onbekwamen, en de opdrachten die in naam van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn in private ondernemingen of verenigingen worden uitgevoerd. (artikel 165 DLB)
-
Net als de algemeen directeur en, in voorkomend geval, de adjunct-algemeendirecteur, kan de adjunct-financieeldirecteur geen vakbondsafgevaardigde zijn in de lokale besturen van de gemeente waar ze zijn tewerkgesteld. De financieel directeur wordt niet genoemd in deze context (artikel 169 DLB), maar op basis van artikel 27, § 2 is het voor hem, net als voor een gemeenteraadslid, verboden:
1° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris tegen betaling te werken in geschillen ten behoeve van de gemeente. Dat verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het gemeenteraadslid werken;
2° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris ten behoeve van de tegenpartij van de gemeente of ten behoeve van een personeelslid van de gemeente te werken bij geschillen die betrekking hebben op beslissingen over de tewerkstelling binnen de gemeente. Dat verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het gemeenteraadslid werken;
3° rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst te sluiten, behalve in geval van een schenking aan de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap, of deel te nemen aan een opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten, verkoop of aankoop ten behoeve van de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap, behalve als het gemeenteraadslid een beroep doet op een dienstverlening van de gemeente of van een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap en ten gevolge daarvan een overeenkomst aangaat;
4° op te treden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente. (artikel 169 en 27, § 2 DLB)
-
De adjunct-financieel directeur maakt ook mee deel uit van het managementteam (artikel 179 DLB)
