Laten we ervan uitgaan dat de acties en realiteit die in de vorige artikels werden beschreven (zie de finconnect-nieuwsbrieven van januari en volgende) voor jou vanzelfsprekend zijn en dat je het gevoel hebt voldoende stabiliteit en conflictoplossingen te kunnen bieden aan je team. Dan zal de samenvoeging van de verschillende financiële diensten nog steeds geen eenvoudige verandering (geweest) zijn. Als je kan terugkijken naar de start en het verloop van dit veranderingstraject, zou je jezelf eens moeten afvragen of de juiste keuzes gemaakt zijn en of sommige cruciale beslissingen nog niet genomen zijn. Is er een (latente) spanning aanwezig binnen het team? Over welke zaken bestaat er nog te veel onzekerheid naar jouw zin? Kortom, hoe zit het met het werkelijke vertrouwen in het team? Met de volgende rondvraag kan je dit op een eenvoudige en ludieke manier testen.
Laat iedereen zijn huidige takenpakket per activiteit op een post-it zetten en op een muur plakken. Vervolgens vraag je om de taken die met elkaar samenhangen te clusteren. Alle dubbele taken worden verwijderd en de groep beslist over een overkoepelende titel per cluster van taken. Nu vraag je dat eenieder zijn initialen op de post-its zet met de taken die men zeer graag zou willen. Met andere woorden, welke taken zouden behoren tot hun ideale job?
Er zijn nu vier scenario’s mogelijk.
Ten eerste, iedereen geeft dezelfde taken aan (er is veel overlap) en bepaalde taken worden niet gekozen. Dit is de meest intensieve uitgangspositie omdat er veel energie zal gestoken worden in het toegeven en zoeken naar compromissen en win-win oplossingen. Op zich geen probleem indien er voldoende wederzijds vertrouwen bestaat waardoor men elkaar gemakkelijker dingen zal gunnen. Bij een gebrek aan vertrouwen zullen mensen snel terugvallen op hun huidige posities en met angst om hun job te verliezen geen optie tot uitwisselen van taken toelaten.
Ten tweede, er is een goede mix, maar niet alle taken worden gekozen. Deze mix laat toe om taken uit te wisselen waardoor de verschillende collega’s een meer gewenste samenstelling van hun takenpakket kunnen bekomen. De taken die niet werden gekozen, zullen dan verdeeld moeten worden, wat – afhankelijk van het vertrouwen in de groep – al dan niet eenvoudig zal verlopen.
Ten derde, er is veel overlap maar alle taken zijn gecoverd. Hier zal het vooral neerkomen op het stellen van prioriteiten voor het verder verdelen. De mate van vertrouwen in de groep zal hier vooral naar boven komen wanneer leuke activiteiten moeten afgegeven worden om overlap in het werk te vermijden. De drijfveer van de werknemer die leuk werk afgeeft, zal dan gericht zijn op (voldoende) andere taken hiervoor in ruil te kunnen krijgen.
Ten vierde, er is een goede mix en alle taken zijn gecoverd. Dit is de situatie met de laagste kans op conflicten omdat het herverdelen van het werk iedereen ten goede zal komen en er geen ongewenste taken moeten toegevoegd worden aan het takenpakket.
Welk scenario uiteindelijk realiteit wordt, is minder interessant dan de discussie die hierop volgt: het zijn juist de verbale en non-verbale interacties, de openheid naar de ideeën en de opmerkingen van de verschillende teamleden over hoe de toekomstige job van elk eruit zou kunnen zien, die een zeer goede indicator zullen zijn van het vertrouwen dat leeft in de groep.
Maar het is eveneens een goede oefening om aan het vertrouwen in de groep te bouwen! Door deze oefening op een goede manier te begeleiden, kan je als manager het herverdelen van werk als een praktische tool gebruiken en mits regelmatige herhaling van de oefening een sfeer creëren waarbij mensen hun ideeën, emoties en voorkeuren durven delen, kunnen luisteren en andere oplossingen leren aanvaarden. Kortom een sfeer van vertrouwen bouwen.
Dit principe van herverdelen van het werk in een departement op basis van de individuele voorkeuren en sterktes, is job crafting.
Job crafting behelst, naast het visualiseren en herstructureren van de eigen job en de individuele bijdrage aan het team, nog een aantal andere acties zoals onder andere het herbekijken van de manier van samenwerken met de collega’s, het analyseren van het gewenste niveau van autonomie en verantwoordelijkheid en zelfs het evalueren van de persoonlijke fit met de organisatiecultuur.
De voordelen van job crafting zijn divers. Eerst en vooral zijn mensen meer gedreven en gemotiveerd om een job te doen die zo nauw mogelijk aansluit bij de persoonlijke voorkeuren, passies en sterktes. Anderzijds heeft dit een positief effect op de groepssfeer: gelukkige medewerkers maken gelukkige werkplekken. En ten slotte is er een bewezen verhoogde kwaliteit van het geleverde werk.
Alvast iets om uit te proberen tijdens je volgende teamvergadering!
Stefan Ilegems – stefan@alterno.be
