Is uw gemeente klaar voor Europese subsidies?

De gemeenten beginnen binnen afzienbare tijd aan de voorbereiding van hun nieuw meerjarenplan (2020-2025). Ook de Europese Unie is naarstig in de weer met het uitstippelen van het financieel kader voor de periode 2021-2027, waaruit opnieuw een resem subsidieprogramma's zullen voortvloeien. De FinConnect-redactie hield even de vinger aan de pols bij Kaatje Gevaert, stafmedewerker bij de Provincie West-Vlaanderen (Dienst Economie, en Europese en Internationale Samenwerking) en beslagen in al wat Europese subsidies betreft.

Denkt u dat Europese projecten te complex, ontoegankelijk of tijdverlies zijn?

Uiteraard vergen Europese projecten strikte procedures, van bij de indiening tot de eigenlijke uitvoering en rapportering. En het klopt, een Europees project vraagt de nodige inspanningen en kennis, maar geslaagde projecten tonen aan dat het kan. En er is meer: openbare besturen die eenmaal een Europese subsidie binnenhaalden, vinden gemakkelijk(er) hun weg naar een volgend project.

Idealiter kadert een Europees project in de strategie van de gemeente en in de organisatie die daaruit kan voortvloeien. Een strategie die berust op een duidelijke politieke keuze om Europese projecten en dus adequate procedures te ontwikkelen.

Administratieve obstakels kunnen overwonnen worden door gepaste structuren uit te tekenen en de voorbereiding degelijk te organiseren. Andere gemeenten deden het u voor. Is uw gemeente de volgende?

Maar waarom eigenlijk een Europees project opzetten? En is het allemaal wel de moeite waard?

Meewerken aan een Europees project heeft tal van voordelen, zoals:

• Inspiratie putten uit goede praktijkvoorbeelden van andere Europese gemeenten en dus ‘kinderziektes’ vermijden.

• Knowhow in de praktijk omzetten en de zichtbaarheid van uw gemeente verbeteren (eigen ervaring opbouwen).

• De uitvoering van een project versnellen en het een Europese dimensie verschaffen.

• De capaciteiten van gemeentepersoneel ontwikkelen.

• Een team motiveren rond een intellectueel stimulerend project.

• De burgers sensibiliseren voor Europa door ze in contact te brengen met andere Europese realiteiten.

• De eisen vastgelegd in Europese richtlijnen naleven, bijvoorbeeld voor projecten in verband met energie-efficiëntie

Bovendien is het mooi meegenomen dat voor veel projecten Europese co-financiering ervoor zorgt dat het gat in de begroting kan worden gevuld.

Zin gekregen in een Europees avontuur?

De kern van een succesvolle aanvraag is u goed te verdiepen in de doelstellingen van het Europese programma en alleen een aanvraag te doen als uw project goed matcht met dit programma. Oriënteer u van tevoren goed over de aanvraag en maak gebruik van de kennis van anderen. Voor lokale besturen zal het in de komende jaren er vooral op aankomen slim in te zetten op de Europese subsidies. De meeste kans om Europees geld binnen te halen, is te focussen en tegelijk ook ‘breed’ te denken.

De timing zit goed. Lokale besturen maken binnenkort een planning op voor de volgende jaren. Geen eenvoudige opdracht, maar voor wie wil inzetten op Europese projecten wel een uitgelezen kans om dit mee te nemen in de beleidsvoorbereiding.

Ook op Europees vlak beweegt er veel. De onderhandelingen voor het volgend meerjarige financieel kader van de Europese Unie (2021-2027) draaien op volle toeren. Sommige van de huidige programma’s zullen verdwijnen of een andere invulling krijgen.  Ondanks de geslonken budgetten voor ESF, EFRO en Interreg, liggen er voor lokale besturen de komende periode zeker nog voldoende kansen in het verschiet. Wel is het zaak goed en tijdig voor te sorteren en nu aan de voorbereidingen te beginnen.

Maar we zouden haast vergeten dat de meeste subsidieprogramma’s nog blijven doorlopen tot 2020.

Misschien het moment om uw projectvoorstel nog in te dienen. Neem voor het overzicht zeker een kijkje in de Gids voor Overheidssubsidies (toegang voor abonnees) waar u alle informatie terugvindt.

Uw gemeente Europaproof? 10 tips om uw  gemeente voor te bereiden op Europese projecten

1. Alles beschouwen in het kader van het project en niet van de subsidie. Streef niet naar een financiering van een bepaald programma of een bepaalde projectoproep.

2. Geef een Europese dimensie aan uw project.

3. Bepaal uw strategie en prioriteiten: het is zinvol om een meerjarenplanning voor de gemeente te bepalen, prioriteiten en beschikbare budgetten vast te leggen en na te gaan waar Europese financiering gevonden kan worden. Een prioriteitenlijst biedt de mogelijkheid om energie toe te spitsten op de relevante Europese programma’s en initiatieven te nemen in het kader van een duidelijk politiek kader.

4. Zie het niet altijd te groot en bepaal uw ambitieniveau: start als partner van een project en niet als coördinator.

5. Investeer als gemeente in een Europees netwerk: het vergemakkelijkt de zoektocht naar transnationale partners.

6. Ken uw talen.

7. Stippel op voorhand interne procedures uit: Een klein detail, maar het is beter op voorhand procedures uit te tekenen op administratief en politiek niveau in het kader van “zoeken naar partners”, een document in het Engels ondertekenen op het niveau van het college, de taakverdeling onder verschillende diensten bepalen, … Ook al gaat men vooruitziend te werk, het is niet zeldzaam dat een project in enkele dagen in kannen en kruiken moet zijn. Een hele reeks concrete voorbereidingen kunnen dit bespoedigen.

8. Succesfactoren. Vergroot uw kansen door rekening te houden met:

   1. De keuze van de partners;

   2. De betrokkenheid van het politiek niveau;

   3. Een subtiel evenwicht tussen ambitie en realisme;

   4. De overeenstemming tussen de doelstellingen van het project, en ook tussen de doelstellingen, de activiteiten en de verwachte resultaten;

   5. Het methodisch en tijdig samenbrengen van alle stukken van het dossier.

9. Stel u open voor andere werkwijzen. Een Europees project brengt u in contact met partners, andere culturen en talen, bekommernissen, interne organisatie.

10. Zoek politieke steun bij het opzetten van het Europese project. Politieke steun is essentieel van bij het begin, tot het einde aan het project en zelfs nadien, om het voortbestaan ervan te waarborgen.