1. Inleiding
De nieuwe wetgeving overheidsopdrachten geeft meer ruimte aan partijen om te onderhandelen. Er bestaat evenwel nog veel koudwatervrees bij ambtenaren om effectief te onderhandelen met de leveranciers. Twee veelvoorkomende vragen zijn:
- In welke gevallen mag er onderhandeld worden?
- Waarover mag er onderhandeld worden?
Vooreerst zetten we nog even de procedures op een rijtje voor de klassieke sectoren, zodat u een goed overzicht heeft. We gaan niet in op het verloop van de onderhandelingen als zodanig. Deze informatie kan u vinden in de desbetreffende artikelen, die voor de volledigheid mee vermeld worden.
1. De éénfasige procedures zijn:
- De openbare procedure
- De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
- Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
2. De tweefasige procedures zijn:
- De niet-openbare procedure
- De mededingingsprocedure met onderhandeling
3. De driefasige procedures zijn:
- De concurrentiegerichte dialoog
- Het innovatiepartnerschap
De procedures waarin niet onderhandeld wordt zijn duidelijk in de minderheid. In de volgende 2 procedures zal u niet kunnen onderhandelen:
- De openbare procedure
- De niet-openbare procedure
Dit wil natuurlijk zeggen dat er 5 procedures zijn waarin u wel kan onderhandelen, maar NIET verplicht indien de opdrachtdocumenten voorzien in de mogelijkheid om niet te onderhandelen. Het algemeen principe is dat men niet mag onderhandelen over de minimumeisen en de gunningscriteria. Hierna bespreken we kort deze procedures, waarin het de bedoeling is dat u onderhandelt om tot betere resultaten te komen.
2. Overzicht per procedure
1. De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (art. 42 Wet 17 juni 2016
Dit is eigenlijk een uitzonderingsprocedure die enkel in een limitatief aantal gevallen mag worden gebruikt. De voorwaarden kan u terugvinden in artikel 42 van de wet van 17 juni 2016. Een van de mogelijkheden is als de goed te keuren uitgave lager is dan (sinds 1/1/2018) 144.000 euro exclusief btw.
U vraagt als aanbestedende overheid offertes aan de door u gekozen leveranciers en onderhandelt met één of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht.
2. De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (art. 41 Wet 17 juni 2016
In deze “bijna standaardprocedure” zijn er heel wat toepassingsmogelijkheden die verband houden met de raming. Voor leveringen en diensten mag de geraamde waarde niet hoger zijn dan (sinds 1/1/2018) 221.000 euro exclusief btw. Voor werken mag de geraamde waarde niet hoger zijn dan 750.000 euro exclusief btw.
U kan als aanbestedende overheid onderhandelen met één of meer leveranciers over de voorwaarden van de opdracht op basis van de offertes die u heeft ontvangen naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht.
3. De mededingingsprocedure met onderhandeling (art. 38 Wet 17 juni 2016
U gebruikt deze procedure, die heel wat toepassingsmogelijkheden biedt, als aanbestedende overheid om offertes te krijgen.
U kan deze procedure gebruiken zowel met Belgische als Europese bekendmaking.
Elke geïnteresseerde leverancier mag naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht een aanvraag tot deelneming indienen. Vervolgens mogen alleen de geselecteerde kandidaten een offerte indienen.
Er kan met de inschrijvers worden onderhandeld over de voorwaarden van de opdracht op basis van de initiële offertes die werden ingediend.
4. De concurrentiegerichte dialoog (art. 39 Wet 17 juni 2016
Deze uitzonderlijke procedure kan u als aanbestedende overheid gebruiken wanneer niet kan worden voorzien in de behoeften van uw bestuur zonder aanpassing van onmiddellijk beschikbare oplossingen of wanneer de opdracht ontwerp- of innovatieve oplossingen bevat.
Elke geïnteresseerde leverancier mag naar aanleiding van de aankondiging een aanvraag tot deelneming indienen. U zal als aanbestedende overheid in dialoog treden met de door u geselecteerde kandidaten.
U gaat onderhandelen over de aard, complexiteit en/of de juridische en financiële voorwaarden en eventueel hieraan verbonden risico’s vooraleer er kan worden gegund. U zoekt dus in de eerste fase naar oplossingen (en niet naar offertes). Het gunningscriterium hierbij is de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Op basis van de onderhandelingen worden de deelnemers uitgenodigd om een offerte in te dienen. Eenmaal een finale offerte ingediend, mag er niet meer onderhandeld worden.
Het grote onderscheid met de mededingingsprocedure met onderhandeling is dat je in die procedure onmiddellijk offertes probeert te verkrijgen, terwijl u in de concurrentiegerichte dialoog in de eerste fase een oplossing zoekt voor uw nood/wens.
5. Het innovatiepartnerschap (art. 40 Wet 17 juni 2016
Deze uitzonderlijke procedure kan u als aanbestedende overheid inzetten wanneer de reeds op de markt beschikbare werken, leveringen of diensten niet in uw behoefte voldoen en de ontwikkeling van een nieuw product, dienst of werk nodig is.
De procedure is uitzonderlijk omdat er in één en dezelfde procedure een opdracht voor ontwikkeling besloten ligt alsook de daaropvolgende aankoop van een goed of een prestatie.
Elke geïnteresseerde leverancier kan naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht een aanvraag tot deelneming indienen.
Er zijn ruime onderhandelingsmogelijkheden. U kan onderhandelen over de initiële offerte en over elke daaropvolgende bijkomende offerte. Over de finale offerte, met het oog op verbetering van de inhoud, kan u niet meer onderhandelen.
Het is vooral belangrijk dat wordt voldaan aan de afgesproken prestatieniveaus en er onder de afgesproken maximumprijs wordt gebleven.
3. Aandachtspunten en mogelijkheden via e-notification
Als openbaar bestuur kan u ook aangeven dat u zich het recht voorbehoudt om geen onderhandelingen te voeren, dit beschrijft u in uw opdrachtdocumenten en vermeldt u ook in e-Notification.
In de tweefasige en driefasige plaatsingsprocedures kunt u ook het best aangeven in uw opdrachtdocumenten en in de aankondiging op e-Notification dat u kan overgaan tot beperking van het aantal oplossingen of inschrijvingen in achtereenvolgende fasen. Zodoende hoeft u niet te onderhandelen met inschrijvers wiens offerte niet voldoet.
Gezien de ruime mogelijkheden tot onderhandelen die voorzien zijn in de wet van 17 juni 2016 durven we toch aan te bevelen om wel te onderhandelen. De kans is reëel dat u op die manier tot betere resultaten zal komen.
Overzichtsschema procedures/onderhandelingsmodaliteiten
4. Vijf aandachtspunten bij het onderhandelen
Onderhandelen vereist een degelijke aanpak, zowel qua praktische organisatie als qua methodes en technieken om de situatie juist te benaderen. Hieronder geven we u vijf aandachtspunten mee die u moeten toelaten de tango van het onderhandelen elegant te leiden.
1. Organiseer u in functie van de termijnen
Het onderhandelingskader wordt mede bepaald door de timing van de uitrol van de procedure. Probeer vooraf duidelijk vast te leggen hoe u de termijnen en opvolging in de kalender pint:
- minimumtermijnen voor de ontvangst van aanvragen tot deelname;
- minimumtermijnen voor de ontvangst van de eerste initiële offertes;
- termijnen voor bijkomende en finale offertes;
- doorlooptijd tot de formele beslissing.
2. Omgaan met conflictsituaties
Tijdens onderhandelingen kunt u geconfronteerd worden met conflicten. Denk vooraf goed na over de mogelijkheden die u wenst aan te wenden:
- Doordrukken
- Samenwerken
- Compromis zoeken
- Vermijden
- Toegeven
Hoe beter u de situatie kunt inschatten en daarbij de gepaste methode kan aanwenden in functie van uw eigen skills en de tegenpartij, hoe gunstiger het eindresultaat zal zijn. Proactief te werk gaan is hierbij de boodschap.
3. Integratief onderhandelen versus distributief onderhandelen
Onderhandelen kan grosso modo in twee types worden opgedeeld.
- Integratief onderhandelen: integratief onderhandelen is gericht op een win-win waarbij beide partijen dus voordeel halen. De belangen kunnen daarbij verschillend zijn, maar steeds staat de lange termijn voorop. Soepelheid en creativiteit zijn sleutelwoorden.
- Distributief onderhandelen: distributief onderhandelen is een win-verlies-positief, met eenzijdig voordeel. De belangen zijn daarbij bovenal tegengesteld en het perspectief is er een één van korte termijn. Starheid en onvermurwbaarheid zijn kenmerkend.
4. Voorbereiding, voorbereiding, voorbereiding
De voorbereiding van een goed inkoopgesprek is cruciaal en omvat in principe 80% van de effort (tegenover 20% voor de uitvoering van het inkoopgesprek). Wat je vooraf zou moeten uitklaren:
- Beschikbare onderhandelingstijd
- Wat wil je wel bereiken en wat wil je niet bereiken?
- Wat wil de tegenpartij bereiken?
- Welke obstakels kunnen zich aandienen en welke oplossingen zal je voorzien?
- Beschik je over volledige informatie omtrent de aankoop?
- Hoe goed ken je de tegenpartij? Wie neemt de beslissingen? Wie onderhandelt er?
- Welk mandaat heb je?
- Welke alternatieven zijn er voorhanden?
- …
5. Tactiek en plan van aanpak
Op basis van de voorbereidende vragen kunnen de tactiek en het plan van aanpak uitgewerkt worden. Daarbij zou een concreet antwoord moeten vastliggen voor de volgende items:
- Wat zijn de specifieke agendapunten?
- Welke items moeten zeker vermeden worden?
- Wat is de methode tot behoud van controle over het verloop van het gesprek?
- Wat zijn de prioriteiten?
- Welke zijn de sleutelboodschappen?
- Hoe zit de informatieflow in elkaar?
- Mee te delen informatie
- Absoluut niet mee te delen informatie
- Welke specifieke tactieken zullen worden aangewend?
- Welke onderhandelingsstijl geniet de voorkeur?
- Wat is de concrete ruimte voor toegevingen waarmee rekening gehouden wordt?
- Wat zijn de mogelijke alternatieve voorstellen?
- Zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de deelnemers duidelijk gedefinieerd?
- Praktische organisatie: plaats, tijd en schikking
Met die voorbereiding bij de hand – en in gedachten – kunt u tijdens de onderhandelingen steeds met kennis en kunde oriënteren zonder zich te laten verrassen door onvoorziene omstandigheden
We wensen u veel succes bij het onderhandelen!
Anja Palmaerts
