U bent bezig aan uw laatste maanden als financieel beheerder. Tegen 1 augustus 2018 (ten laatste) zal u financieel directeur zijn, of een andere functie opnemen binnen uw bestuur. Misschien kiest u wel voor een heel andere uitdaging?
Dit is één van de vele veranderingen in een steeds sneller veranderende en complexer wordende wereld. Constante onduidelijkheden en onzekerheden maken hiervan ook deel uit. U heeft de laatste jaren wellicht aan den lijve ondervonden dat de klassieke rollen en methodes, zoals we ze jaren gekend hebben, aan efficiëntie inboeten. Met het nieuwe decreet lokaal bestuur zal uw rol als financieel directeur onherroepelijk geherdefinieerd worden.
Dit artikel gaat dieper in op hoe u kan omgaan met deze wijzigingen, waarop u de focus moet richten, hoe u de nieuwe uitdagingen moet aanpakken en wie u hierbij kan helpen.
Een nieuwe realiteit van veranderende verwachtingen en verwachte veranderingen
Als uw collega’s tot voor kort nog stilzwijgend genoegen namen met sporadisch overleg om bepaalde problemen op te lossen en u met beperkte toelichting keuzes kon motiveren, dan is het hoog tijd te beseffen dat aan dat tijdperk definitief een einde is gekomen. Medewerkers verwachten meer en meer dat er achtergrondinformatie wordt gegeven bij beslissingen en dat er een doorgedreven onderzoek gebeurt om tot gepaste oplossingen te komen. Ook verwachten ze dat er uitgebreider overleg wordt gepleegd, en dat er transparanter en interactiever gecommuniceerd wordt. Van u wordt verwacht dat u aandacht heeft voor de interpretaties van genomen beslissingen en de bezorgdheden van de individuele medewerkers en collega’s. Hiervoor moet u extra tijd en energie zien te vinden. U zal over de juiste kennis en tools moeten beschikken om tegemoet te komen aan deze nieuwe verwachtingen.
Misschien denkt u dat het allemaal wel niet zo’n vaart zal lopen. Dan bedenkt u het best dat de zogenaamde V.U.C.A.-wereld reeds een realiteit is, en dat deze evolutie zich zal verderzetten in alle geledingen van onze maatschappij. V.U.C.A. is een acroniem dat staat voor volatility, uncertainty, complexity en ambiguity. Met andere woorden een snel veranderende, onzekere, complexe en dubbelzinnige wereld. Kortom, de wereld waarin we vandaag de dag leven. Herkenbaar, niet? Om relevant te blijven moeten ook lokale besturen mee evolueren en zich aanpassen aan de V.U.C.A.-context van vandaag en morgen. Dit betekent dat u als leidinggevende enerzijds een actieve rol moet opnemen bij de vele wijzigingen rond structuren, systemen en procedures – bovenop het dagelijkse operationele werk. Anderzijds wordt u geconfronteerd met een kluwen van veranderingen waar u uw team én organisatie gelijktijdig doorheen moet loodsen, ook al beschikt u zelf niet over alle nodige informatie. Geen eenvoudige opdracht dus. In deze context is het cruciaal dat financieel beheerders niet alleen de juiste kennis en inzichten hebben rond veranderings- en projectmanagement, maar ook voldoende ondersteund en begeleid worden om de verschillende dynamieken die spelen het hoofd te bieden.
Financieel directeur: 5 voor de prijs van 1
Als financieel directeur wordt van u verwacht dat u, naast uw kerntaken, een vijftal rollen opneemt binnen uw organisatie. U moet een flexibele organisator en coach zijn, een veranderingsdeskundige, een technisch onderlegde onderhandelaar, een projectmanager en een communicatie-expert. Bovendien zijn deze rollen geëvolueerd tot volwaardige functies zodat u niet alleen met een overvolle agenda te kampen heeft, maar ook steeds vaker in conflict komt met uzelf en uw omgeving. Dé hamvraag is dan ook hoe u voldoende tijd en energie kan vinden voor een degelijk overleg rond opties en oplossingen, en hoe u kan komen tot duidelijke communicatie en een goede opvolging van de opdrachten die op uw bureau liggen? Daarnaast rekent men op u om een sterke structuur neer te zetten, de juiste talenten aan te trekken en uw team te motiveren om mee te bouwen aan de organisatie van morgen. Met wie kan u hierover van gedachten wisselen en alternatieven uitwerken?
“Bright spots” als motor
Een eerste stap naar de oplossing is dat u moet begrijpen dat u dit allemaal niet alleen zal kunnen doen. U gaat dus het best op zoek gaan naar medestanders. Een belangrijke groep die u hiervoor moet aanspreken zijn uw enthousiaste medewerkers en collega’s. Dit zijn uw zogenaamde bright spots. Het begrip bright spots moet u begrijpen als positieve punten die u kan ontwaren in moeilijke tijden of situaties. U kan wellicht zelf vrij goed uitmaken welke medewerkers en collega’s enthousiast zijn. Ze worden gekenmerkt door hun leergierigheid, hun verantwoordelijkheidszin en hun zin voor initiatief om zaken tot een goed einde te brengen. Zij hebben de kracht om de energie te genereren die u nodig heeft om te bouwen. Hen betrekken heeft op z’n minst 4 positieve gevolgen. Ten eerste kunnen zij een groot deel van de verantwoordelijkheid op zich nemen bij de analyses, discussies en communicatie. Deze dynamiek bezorgt de groep extra zuurstof. Ten tweede verhoogt de slagkracht van de groep tijdens onderhandelingen, zeker wanneer de neuzen in dezelfde richting staan. Ten derde ontstaat er een breder en flexibeler draagvlak om de continue stroom van veranderingen beter te kunnen absorberen en behandelen. En ten vierde zorgt het ontstane netwerk van gedreven enthousiastelingen voor een cultuur die andere collega’s zal inspireren en aanzetten tot gelijkaardig gedrag.
Hierbij is het belangrijk dat u uw rol in deze context juist invult. Voor een succesvolle start moet u leiderschap tonen in de breedste zin van het woord. Naast visie, daadkracht en empathie is het onontbeerlijk dat u het aandurft om de keuzes van de groep te steunen en verdedigen, zelfs al weet u dat het tot onaangename confrontaties kan leiden. Een tweede en nog crucialere rol die u moet opnemen, is deze van “vonk”. U moet zorgen dat u de initiële impuls bent die alle enthousiastelingen zal aanzetten om van start te gaan en gemotiveerd te blijven doorwerken bij problemen en tegenslagen. En juist omdat deze rol veel energie van u zal vergen, moet u kunnen terugvallen op een sterk netwerk en een inspirerende dynamiek die u binnen het team van bright spots zal kunnen terugvinden.
Heeft u vragen of wilt u meer weten over dit onderwerp? Contacteer Stefan Ilegems via stefan@alterno.be.
