Overheden vormen een belangrijke markt: 20.000 aanbestedende overheden onderschrijven jaarlijks contracten voor ongeveer 60 miljard euro (wat overeenkomt met 15% van het bruto binnenlands product); die overheidsopdrachten genereren bovendien 550.000 jobs (rechtstreeks dan wel onrechtstreeks).
In tegenstelling tot particuliere kopers kan een overheid slechts in beperkte mate haar inkoopstrategie bepalen en bijsturen: bovenal moet elke aanbestedende overheid de regels van de overheidsopdrachtenwetgeving volgen en dat is, zoals u weet, een opportuniteit met beperkingen. Ook kunnen hoeveelheden niet zomaar aangepast worden in functie van de prijsontwikkelingen (prijs die bepaald wordt door de opdrachtnemer). Verder is er ook een hoge graad van transparantie vereist, waardoor gegevens die strategisch interessant zijn voor ondernemers met minder eerbare bedoelingen ook soms iets te vrij beschikbaar zijn. Dit alles zorgt er mee voor dat overheden soms een doelwit kunnen zijn van kartels en samenspanning, waarbij ondernemers ongeoorloofde afspraken maken omtrent prijs en aanbod, om de concurrentie kunstmatig in te perken. Hierdoor kan het voor de aanbestedende overheden knap lastig worden om waar te krijgen voor hun (publieke) middelen.
Enkele ongeoorloofde praktijken op een rijtje
Het samenspannen van leveranciers kan verschillende vormen aannemen. Hieronder overlopen we de belangrijkste fenomenen, met enkele specifieke manifestaties die u liever niet in uw overheidsopdrachtenprocedure ziet opduiken.
1. Bid rigging: concurrentiebeperking waarbij de inschrijvers onderling bepalen wie met de opdracht aan de haal gaat door hun inschrijvingen of offertes op elkaar af te stemmen. In de schijncompetitie is (voor de inschrijvers) de winnaar dus vooraf bekend. Bid rigging is de algemene term om het samenzweren omtrent biedingen en inschrijvingen aan te duiden. Concreet zijn er enkele specifieke mechanismen:
a. Schijnbieding: een hoger (of te hoog) bod dan dat van de afgesproken winnaar, of met bijzondere voorwaarden waardoor de schijn van eerlijke concurrentie wordt gecreëerd;
b. Biedonderdrukking of terugtrekking: ondernemingen die normaal gezien zouden deelnemen onthouden zich zodat de weg open ligt voor de bedoelde winnaar;
c. Rotatiesysteem: de ondernemingen spreken af “wie aan de beurt” is om de opdracht binnen te halen; door vooraf af te stemmen kan de prijs ook per opdracht vastgelegd worden;
d. Marktverdeling: ondernemingen spreken onderling af om bepaalde regio’s te reserveren per onderneming, of op een andere manier de markt op te delen.
2. Compensatiemechanismen: bid-rigging gaat vaak gepaard met extra afspraken om de bijkomende winsten te herverdelen onder de samenspannende ondernemingen.
Hoe herkent u bid rigging?
Om bid rigging te detecteren bestaan enkele specifieke hulpmiddeltjes.
1. Wees alert voor specifieke biedpatronen.
a. Is de laagste bieder steeds dezelfde?
b. Vormen de inschrijvers/kandidaten een beperkt kransje met steeds dezelfde ondernemingen?
c. Is er een geografische spreiding van de ondernemingen die de opdracht binnenhalen?
d. Ontvangt u minder offertes dan gewoonlijk?
e. …
2. Naast het patroon van de bieding kunt u ook het best de ingediende documenten met een kritische blik benaderen.
Let vooral op:
a. Spellingsfouten die steeds opnieuw opduiken.
b. Vormelijke en inhoudelijke overeenkomsten (layout, clausules, …) in offertes van verschillende ondernemingen.
c. Gemeenschappelijke coördinaten voor bieders.
d. Gelijkaardige vormfouten (berekening e.d.).
3. Heel vaak zal de prijs u ook een indicatie geven van mogelijks louche praktijken.
a. Verliezende offertes wijken sterk af van het bod van de winnaar.
b. Biedprijzen die hoger zijn dan ingeschat door een studie.
c. Plotse en identieke verhogingen bij verschillende bieders.
d. Aanhoudend gelijke prijzen van de bieders.
e. …
4. Het komt ook voor dat ondernemingen weinig discreet te werk gaan.
a. Mondelinge of schriftelijke verwijzingen naar overeenkomsten tussen bieders.
b. Verwijzing naar extern vastgestelde (richt)prijzen (door de sector, de beroepsvereniging, …).
c. Uitlatingen dat een klant “toebehoort” aan ondernemer x, dat een bepaalde regio bediend wordt door onderneming y, …
d. …
5. Gedragspatronen.
a. Bieders die samen vergaderen of in andere context bijeenkomen.
b. Bedrijf dat handelingen stelt in opdracht van een andere onderneming (opvragen documenten etc.).
c. …
Hoe kan het bestuur zich wapenen tegen bid rigging?
Met enkele concrete stappen om de mededinging zo ruim mogelijk te organiseren en er daarbij over te waken dat de ondernemingen onderling geen of weinig kans hebben tot kartelvorming, kunnen de grootste risico’s geneutraliseerd worden. Dit vergt vooral een proactieve houding, waarbij onderstaande elementen de nodige aandacht verdienen:
1. Kennis van de markt: zorg dat u op de hoogte blijft van het reilen en zeilen in de markt die u beoogt. Win steeds de nodige informatie in over producten en diensten, bedrijven, situering, … Vergelijk eventueel ook met andere inkopers om uw horizon wat te verruimen.
2. Houd de markt ruim: stel geen overbodige of te strikte eisen, zorg voor duidelijke informatie voor alle vereisten, bekijk het ruimer dan de nauw omtrek van uw eigen regio, voorzie methodes om ook kleinere bedrijven te laten participeren…
3. Antikartelclausules: als afschrikmiddel kan het opnemen van specifieke bepalingen van het sanctioneren van bid rigging en aanverwante praktijken zeker geen kwaad. Een verbod op het uitwisselen van info onder concurrenten evenals het verplicht onthullen van onderaannemingsovereenkomsten die akkoorden tussen concurrenten inhouden is een zinvolle optie.
4. Discretie: geef niet te veel informatie: gooi strategische gegevens omtrent concurrenten niet te grabbel en wees discreet omtrent uw appreciatie van een “eerlijke” prijs, of welk budget er bij het bestuur voorhanden is. Ook na de gunning is spreken zilver en zwijgen goud.
5. Vermijd algemeen toegankelijk bijeenkomsten: wanneer u zelf alle ondernemers samenbrengt, stijgt de kans dat de ondernemers met elkaar verder zullen afspreken. Nodig dus individueel uit of in kleine sessies.
6. Bewaar documenten: leg zelf een goed archief aan van alle communicaties en offertes per opdracht, zodat u later snel kunt teruggrijpen naar de volledige info en bij verdere opdrachten kunt bijsturen met kennis van zaken.
7. Sensibiliseer uw medewerkers en voorzie een interne audit.
Bron: Belgische Mededingingsautoriteit - www.bma-abc.be – info@bma-abc.be.
