Debiteurenbeheer kan omschreven worden als het beleid dat wordt gevoerd ten aanzien van de debiteuren van de organisatie. Aan debiteurenbeheer doen heeft als doel het zo efficiënt mogelijk opvolgen en invorderen van openstaande vorderingen. Drie basisprincipes hierbij zijn:
- Ervoor zorgen dat er op tijd betaald wordt.
- Met een zo klein mogelijk risico op niet-betaling.
- Tegen zo min mogelijk inspanning.
Van oudsher is het een van de kerntaken van financieel beheerders van de (lokale) overheid om het debiteurenbeheer te organiseren. Twee van de belangrijkste competenties die hiervoor vereist zijn, zijn enerzijds een grondige kennis van de wet(telijke invorderingstechnieken) en anderzijds het maken van de juiste proceseconomische afwegingen.
Steeds meer gaan de financiële diensten van gemeente en OCMW samenwerken of worden één dienst. Hierbij is het de taak van de financieel beheerder(s) om één debiteurenbeheer uit te werken voor beide organisaties. Het is vaak niet evident om de specifieke knepen van de invordering die eigen zijn aan het OCMW (bijv. Collectieve Schuldenregeling) of de gemeente (lokale belastingen) onder de knie te krijgen.
Bovendien wordt, zeker in deze moeilijke financiële tijden, verwacht dat de financieel beheerder als CFO het maximum uit de openstaande vorderingen zo bedrijfseconomisch mogelijk zal innen.
Een belangrijk element dat door de inkanteling van het OCMW in de gemeente zeker op de voorgrond zal komen is de privacywetgeving. Onder de privacywetgeving verstaan we de wet van 8 december 1992, aangevuld met regelgeving uit sectorale comités, zoals de wet op het rijksregister, Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ), kruispuntbank ondernemingen en dergelijke meer.
En er is een bijzonder belangrijke wijziging op komst: vanaf 24 mei 2018 treedt de General Data Protection Regulation (GDPR) in werking. Deze is reeds gekend als de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 24 mei 2016 in voege trad en een uitstelperiode van 2 jaar kende. Deze regelgeving regelt de (gedeeltelijke) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of daartoe bestemd zijn.
Het belangrijkste doel van de wetgeving is het beschermen van burgers tegen misbruik van de persoonlijke gegevens.
Dit kan financieel beheerders en medewerkers van de financiële dienst van een lokaal bestuur voor een bijzonder probleem stellen. Het is immers niet zomaar toegelaten om verkregen informatie in de ene organisatie zomaar te gaan gebruiken binnen de andere organisatie.
Er zal een register moeten worden bijgehouden waarin de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en (de lijst van) verwerker(s) terug is te vinden, evenals welke gegevens bijgehouden worden en welke gevoelige of gezondheidsgegevens aanwezig zijn. Bovendien moet duidelijk bepaald worden wat de doeleinden zijn van de verwerking en dit moet worden beschreven per verwerking. Ook moeten de categorieën van bestemmelingen worden aangegeven en de doorgave van gegevens worden bepaald. Er moet vermeld worden hoe lang gegevens bewaard blijven en ook hoe de beveiliging in elkaar zit.
Als uw debiteurenbeheer op één dienst georganiseerd is voor gemeente en OCMW dan gaat u dus steeds heel concreet moeten afwegen of vorderingen voor een bepaalde debiteur samen mogen worden verstuurd of niet. Kan u de informatie waarover u beschikt aanwenden omdat deze in de lijn liggen van de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk werden verkregen?
Een mogelijke oplossing om hier meer vrijheid (en dus slagkracht) te creëren voor het bestuur is de toestemming van de betrokkene vragen om de gegevens die u verwerkt ook voor andere doeleinden te gebruiken. Dit kan u bijvoorbeeld doen bij niet-fiscale invorderingen. Ook bij sociale verhuurkantoren kan u de (potentiële) huurders bij de intake een dergelijke verklaring laten ondertekenen.
U heeft nog zo’n half jaar de tijd om uw gegevensbestanden af te stemmen op de nieuwe regelgeving die eind mei 2018 van kracht wordt.
Wenst u de verordening er nog eens op na te lezen? Raadpleeg ze via deze link.
