Dit jaar moet uw bestuur (mogelijk voor het eerst) zijn jaarrekening en zijn beginbalans opmaken volgens de regels van de beleids- en beheerscyclus. Daarom geven we u nog tien tips mee:
- Het opbouwen van een goed werkdossier, per rubriek van balans en SOK bijvoorbeeld, kan het werk van de jaarrekening structureren, documenteren en vergemakkelijken. Een bijkomend voordeel is dat er meestal snel geantwoord kan worden als er vragen gesteld worden vanuit het toezicht.
- Het verdient aanbeveling om de waarderingsregels niet te vaak aan te passen. Het aanpassen van de waarderingsregels zorgt er immers voor dat vergelijkingen over de verschillende jaren heen moeilijker worden. Het is soms interessanter om met suboptimale waarderingsregels verder te werken, waardoor er wel een vergelijking met het verleden mogelijk is dan de regels aan te passen en het vergelijken (quasi) onmogelijk wordt.
- Analyses en presentaties worden best gemaakt vooraleer de jaarrekening aan de raad wordt doorgestuurd. Door middel van analyses worden immers dikwijls nog fouten gedetecteerd.
- Analyses die vaak interessante informatie verschaffen zijn:
- Het vergelijken van de rekening met het budget (op niveau van de algemene rekeningen bijvoorbeeld)
- De interne coherentie van de rekening nagaan
- Het vergelijken van de rekening met de rekeningen van de voorgaande jaren
- Bij het presenteren van de rekening is het best dat de financieel beheerder zich beperkt tot de (objectieve) financiële kant van de zaak. Beleidsitems worden overgelaten aan de secretaris.
- Voor de raad is het interessant om bij de presentatie te vertrekken van het globale beeld, het geheel, en van daaruit verder in detail te gaan, waar nodig. Een raad verwacht van de financieel beheerder dat deze het bos door de bomen laat zien.
- Het systematisch bijhouden van vragen van raadsleden (gesteld o.a. bij de presentatie van de rekening en tijdens raadszitting waarop de rekening besproken wordt) en hier het volgende jaar bij de opmaak van de rekening rekening mee houden, zorgt ervoor dat de presentatie hoe langer hoe meer afgestemd is op de vragen vanuit de raad. Raadsleden zullen op den duur merken dat er vanuit het presenteren van de rekening wordt uitgegaan van hun vragen, wat het vertrouwen ten goede komt.
- Let op met de interpretatie van het schema J5 Liquiditeitenrekening: dit geeft weinig inhoudelijke informatie en bevat eigenlijk louter een foto op 31 december. Het geeft geen structurele informatie zoals bijvoorbeeld wel afgeleid kan worden uit de autofinancieringsmarge. Het is aan te bevelen om dit te duiden voor raadsleden.
- Elementen (uit de balans) die zeker wat meer toelichting kunnen gebruiken zijn:
- Schulden op lange termijn (m.n. de schuldpositie van het bestuur)
- Voorzieningen voor pensioenen en vakantiegelden
- TJ7: Mutatiestaat netto-actief
- Toets zowel in de beginbalans als in jaarrekening het budgettair resultaat af met het budgettair nettowerkkapitaal. Doe dit ook regelmatig tijdens de opmaak van de rekening. Indien er na deze controle nog een klein onverklaard verschil blijkt te zijn, dan is het raadzaam om aan het toezicht te vragen of men akkoord gaat om een correctie op niveau van het budgettair resultaat hiervoor door te voeren.
