De kerkfabrieken dienden op uiterlijk 1 maart de jaarrekeningen van hun kerkfabrieken in bij de centrale kerkbesturen (CKB’s). Wanneer er geen CKB is, heeft de kerkfabriek de tijd om zelf de jaarrekening in te dienen tot uiterlijk 1 mei. In deze nieuwsbrief lichten we graag enkele elementen toe waar u als toezichthouder rekening mee moet houden bij de uitoefening van uw bevoegdheid. We stellen u ook modeldocumenten ter beschikking voor de opmaak van uw advies. Veel succes!
Tip
De gemeente fungeert als eerste toezichthoudende overheid ten opzichte van de kerkfabriek. Wees u ervan bewust dat u in de fase van opmaak en goedkeuring van het meerjarenplan van de kerkfabriek(en) (en later eventueel het budget) het meest gericht het beleid van de kerkfabriek mee kunt helpen sturen. Voorafgaand overleg is verplicht voor het meerjarenplan en budget. Als u in die fase (mogelijke) problemen vaststelt reageert u het best onmiddellijk. Vooraleer het meerjarenplan (en budget, dat u eigenlijk niet moet goedkeuren zolang het binnen het MJP valt) wordt goedgekeurd kan u er immers nog op aansturen om aanpassingen aan te brengen. Nadien zijn de mogelijkheden bovenal beperkt. Als u bij de jaarrekening problemen vaststelt kan u hier in uw advies wel opmerkingen over maken, maar de feiten zijn wat ze zijn. Aanpassingen aanbrengen kan in deze fase niet meer. In uw advies kan u tot drie mogelijke conclusies komen:
- U adviseert gunstig
- U adviseert ongunstig (denk eraan voldoende te motiveren!)
- U maakt opmerkingen
Uw advies blijft wel erg belangrijk. Indien er niet-legitieme uitgaven, vormfouten of andere onvolkomenheden zijn, dan zal het advies van de gemeente meer dan richtinggevend zijn voor de gouverneur om de definitieve cijfers vast te stellen. De gouverneur zal in beginsel elementaire controles uitvoeren. Indien er evenwel redenen (zoals het advies van de gemeente) voorhanden zijn om een meer diepgaande controle uit te voeren, zal dit in principe niet worden nagelaten.
Het onderbouwde en gemotiveerde advies is dus een belangrijke stap in de afhandeling van de jaarrekening omdat het in principe de basis vormt voor de definitieve vaststelling van de bedragen door de gouverneur. Een gemeente die geen opmerkingen heeft moet natuurlijk niet verwachten dat de gouverneur op eigen houtje diepgaande controles zal beginnen uitvoeren.
