2014 is al een flink eind opgeschoten. Het eerste kwartaal is achter de rug en het is niet ondenkbeeldig dat u tot de vaststelling komt dat bepaalde van uw beleidsinitiatieven meer middelen zullen nodig hebben dan voorzien. Tenzij u zonder enig probleem extra middelen in uw meerjarenplan en/of budget kunt voorzien, moet u dus op zoek gaan naar de veerkracht van uw meerjarenplan en budget om middelen te heroriënteren. Optimaliseren dus. Deze blog wil u hiervoor enkele waardevolle inzichten meegeven.
1. Hoe accuraat is de omvang van de ramingen in uw meerjarenplan en budget?
Het eerste inzicht is de vraag naar de mate van maturiteit van de ramingen die de basis vormen voor uw meerjarenplan en uw budget. Hoe accuraat hebben de diensten deze ramingen voorbereid wetende dat de omslag van een begroting naar een budget gebaseerd op transactiekredieten helemaal niet evident is. Het concept “transactiekrediet” is eenvoudig te begrijpen, de vertaling ervan in de praktijk vereist een groot aantal bijkomende competenties die moeten groeien.
In een begroting speelde de notie “tijd” geen hoofdrol in het bepalen van de benodigde middelen voor het jaar. Het krediet voor een bouwwerk bijvoorbeeld werd in totaliteit op de begroting voorzien. Wanneer de bouwwerken effectief uitgevoerd werden en de facturen volgen, speelde geen enkele rol. Eens de begroting goedgekeurd werd het totaalbedrag altijd voorzien en overdraagbaar via het “formulier T”. U kunt zich inbeelden dat het dan zeker geen belangrijke competentie was om de transactiemomenten correct in te schatten, laat staan op te volgen.
Probeer dus op objectieve en kritische wijze na te gaan of er, in uw zoektocht naar bijkomende middelen voor 2014, marge zit op de ramingen in uw budget 2014 of eventueel de ramingen voor de toekomstige jaren (2015-2019) in uw meerjarenplan. Wil u dit enigszins onderbouwen dan kan u bijvoorbeeld het uitvoeringspercentage (doorboeking in kost) van uw diensten opvolgen om te zien in welke mate zij op vandaag hun gevraagde budget ook al effectief vertaald kregen in uitgaven (facturen) en ontvangsten. Dit is een controle “ex post”, na de feiten dus maar die voorspellend kan zijn voor de mate waarin uw diensten hun volledige budget (op transactiebasis) effectief ook zullen realiseren voor het budgetjaar dan wel of het realistisch is te veronderstellen dat er marge in verscholen zit.
Ga op basis hiervan het gesprek aan met uw diensten om zo op een objectieve manier de vaststelling te kunnen maken of er marge is of niet. Want binnen BBC heeft niemand baat bij een aanzienlijk overschot op de transactiekredieten voor exploitatie voor het boekjaar, deze middelen vervallen toch.
2. Hoe accuraat is de tijdsinschatting van de ramingen in uw meerjarenplan en budget?
De omvang van de ramingen is een eerste component in de veerkracht van uw meerjarenplan en budget. Is elke actie correct geraamd of was het maar een ruwe inschatting die kan worden verfijnd en met minder middelen gerealiseerd zodat ruimte vrijkomt? Maar ook de tijdsinschatting van de ramingen is even essentieel waarmee ik bedoel dat transactiekredieten die in 2014 voorzien waren voor een bepaalde actie misschien al niet meer realistisch zijn omdat een project vertraging heeft opgelopen. Daarin schuilt ook een stuk veerkracht. Tijdens de eerste jaren van het meerjarenplan moet dit evenwel binnen de juiste context worden geplaatst. Maar het verschuiven van projecten of initiatieven in de tijd betekent onlosmakelijk ook dat de middelen die hiervoor voorzien waren een ander transactiemoment zullen (moeten) krijgen. Bij hoogdringendheid kunnen deze middelen ingezet worden voor andere uitgaven maar hou er dan rekening mee dat u hiermee het probleem niet verlegt. In tegenstelling tot het opvolgen van de budgetopvolging via de boekhouding is dit geen controle “ex post” maar een controle “ex ante” want u zal proberen op voorhand na te gaan in hoeverre alle geplande acties op spoor zitten wat betreft hun uitvoering. Hiervoor zal u ook instrumenten moeten ontwikkelen die zich situeren op het spoor van inhoudelijke opvolging van bijvoorbeeld de werkplanning (maandelijks of per kwartaal) van uw diensten. Werken die in de tijd vooruitgeschoven worden betekenen dus vaak ook middelen die niet zullen uitgegeven worden volgens het initieel voorziene transactiemoment en dus ruimte om eventueel dringende uitgaven te financieren. Timing is of the essence! Wacht dus niet op de voorbereiding van uw doelstellingenrealisatie (als onderdeel van uw jaarrekening) om te moeten vaststellen dat niet alles wat was gepland ook is uitgevoerd.
3. Hoe dringend is de nood aan bijkomende middelen?
Bovendien is het ook niet onbelangrijk om na te gaan hoe dringend de nood is aan bijkomende middelen. Daarmee verwijs ik niet naar het inhoudelijke discours van de noodzaak en de dringendheid maar wel naar de financieel-technische betekenis van “dringende nood aan bijkomende middelen”. Een dringende nood aan bijkomende middelen betekent financieel-technisch bij wijze van spreken een onverwachte factuur die binnenkomt en waarvoor het budget op dat ogenblik al volledig is gespendeerd (lees doorgeboekt in kost). In de eerste jaarhelft van uw budgetjaar lijkt me dit erg onwaarschijnlijk.
4. Welke aanpak hanteer ik best?
Eenvoudig: probeer eerst te optimaliseren binnen uw budget 2014 (a en b). Lukt dit niet dan kan u optimaliseren binnen uw meerjarenplan (c).
- Ga na (ex post) in welke mate er marge zit op de omvang van de ramingen. Gebruik deze marge om bijkomende noden op te vangen.
- Ga na (ex ante) in welke mate de voorziene transactiekredieten gerealiseerd zullen worden in het budgetjaar. Gebruik vrijgekomen ruimte om de dringende noden op te vangen.
- Indien uw budget 2014 perfect is geraamd (zonder marge) en alle diensten perfect op spoor zitten (uitvoering van de acties) dan rest u nog de mogelijkheid om kredieten binnen de toekomstige jaren van uw meerjarenplan naar 2014 te verschuiven.
5. Hoe verwerkt u methodisch de veerkracht uit uw meerjarenplan en budget?
Wanneer u de veerkracht van uw meerjarenplan en/of budget heeft ontdekt en de ruimte heeft gevonden om de middelen te verschuiven zal u een aanpassing aanbrengen aan uw budget die mogelijk ook een aanpassing van uw meerjarenplan zal vereisen. Daarvoor beschikt u over drie instrumenten: een budgetwijziging, een interne kredietaanpassing en een aanpassing van de raming. Wanneer u aanpassingen wilt aanbrengen in uw budget waardoor de kredieten niet wijzigen dan kunt u werken met een aanpassing van de raming (ARA). Wijzigen de kredieten wel dan zijn er twee instrumenten voorhanden: de interne kredietaanpassing (die door het college kan worden goedgekeurd) en de budgetwijziging (waarvoor goedkeuring is vereist door de raad). De blog “Help! De realiteit achterhaalt mijn budget. Wat nu?” vertelt u daar meer over.
Samengevat: een vraag naar bijkomende middelen is een realistische vraag. Gezien de stringente financiële voorwaarden van de beleids- en de beheerscyclus en de financiële realiteit is het absoluut noodzakelijk dat dergelijke vragen objectief en kritisch worden benaderd. Het idee hierbij is om eerst de aanwezige veerkracht binnen uw budget en meerjarenplan aan te spreken alvorens u er echt bijkomende middelen inpompt. Deze objectieve en kritische benadering bestaat erin de maturiteit van inschatting te evalueren (ex post) en de vinger aan de pols te houden over de uitvoering van de geplande acties (ex ante). Op die manier kan u samen met uw diensthoofden werken aan een steeds stabieler wordend budget en onnodige discussies vermijden over het voorzien van bijkomende middelen.
