In 2013 heeft uw beleidsploeg haar goedkeuring gegeven aan het meerjarenplan 2014-2019 voor uw bestuur. Aan deze goedkeuring ging een intense periode vooraf van plannen en budgetteren. En ongetwijfeld ook van keuzes maken en prioriteiten stellen. De vraag is nu alleen hoe stabiel uw budget is (en bij uitbreiding uw meerjarenplan). In een complexe, snel veranderende maatschappij is het niet ondenkbeeldig dat u misschien al wijzigingen moet aanbrengen. Dat is geen schande, integendeel. In deze blog geven we op heldere wijze toelichting bij de mogelijkheden (en voorwaarden) om uw budget (en mogelijk als gevolg hiervan) en uw meerjarenplan te actualiseren.
Om een aanpassing aan uw budget aan te brengen beschikt u over drie instrumenten: een budgetwijziging, een interne kredietaanpassing en een aanpassing van de raming. Maar voor we dieper duiken in het verschil en de voorwaarden waaronder u ze mag toepassen, moeten we eerst even stilstaan bij het verband tussen het meerjarenplan en het budget. Want daarin schuilt een belangrijk aandachtspunt wanneer u moet oordelen op welke wijze u uw budget kan aanpassen en vooral wie daarover moet beslissen.
Uitgangspunt is dat het budget autoriserend is. Dat betekent dat het college enkel via het budget, en het budget alleen, het mandaat krijgt om middelen uit te geven (of te verwerven). Het meerjarenplan is dat niet. Het meerjarenplan is wel kaderstellend, in die zin dat elk budget dat u voorlegt of wijzigt steeds binnen dat algemene kader moet passen. Het is dus belangrijk te beseffen dat het meerjarenplan het kader bepaalt waarbinnen uw budget moet passen om geautoriseerd te kunnen worden. En dus zal een wijziging aan uw budget mogelijk betekenen dat het niet langer past binnen het kader van het meerjarenplan.
Wat is dan dat kader? Welnu, een budget past binnen het meerjarenplan als voldaan is aan twee principes: een inhoudelijke overeenstemming en een financiële overeenstemming.
- Inhoudelijk moet er overeenstemming zijn tussen de beleidsdoelstellingen en actieplannen uit de strategische nota van uw meerjarenplan voor het betrokken budgetjaar (de prioritaire beleidsdoelstellingen en hun samenstellende actieplannen) en de beleidsdoelstellingen en actieplannen waarvoor u in het budget acties heeft gedefinieerd en gebudgetteerd (en die u vindt in de doelstellingennota van het budget).
- Financieel is er overeenstemming als u “ja” kunt antwoorden op de volgende twee vragen: 1) is het resultaat op kasbasis van het financieel boekjaar in kwestie groter dan of gelijk aan nul? 2) is de autofinancieringsmarge van het financieel boekjaar in kwestie groter dan of gelijk aan de autofinancieringsmarge van hetzelfde finacieel boekjaar in het meerjarenplan?
Nu dat is uitgeklaard is er nog één iets dat belangrijk is. Dat is om te weten wat een krediet is. Zonder u te ver te willen leiden in theoretische toelichting (en zonder beheersbudgetten te willen betrekken) is het correct om een krediet te beschouwen als een rubriek in de financiële nota van het budget. Nu dat duidelijk is hebben we zicht op alle belangrijke parameters om het juiste instrument te kiezen voor de aanpassing van het budget, en mogelijk de aanpassing van het meerjarenplan.
Wanneer u wijzigingen wilt aanbrengen in uw budget waardoor de kredieten niet wijzigen, dan kunt u werken met een aanpassing van de raming (ARA). Dit is, gezien het feit dat de rubrieken niet wijzigen, een eerder beperkte bijsturing waarbij u binnen een rubriek optimaliseert. De controle is eenvoudig: na het doorvoeren van de wijzigingen mogen de kredieten niet gewijzigd zijn en u moet dus exact dezelfde financiële nota bij uw (aangepaste) budget kunnen genereren als voor de aanpassing van uw budget. Is dat niet zo, dan kan u het instrument “aanpassing van de raming” niet gebruiken. Vanaf het ogenblik dat de aanpassing van uw budget ervoor zorgt dat de kredieten wijzigen moet u automatisch een interne kredietaanpassing (IKA) of budgetwijziging gebruiken om de aanpassing door te voeren. Een aanpassing van de raming kan principieel ambtelijk worden goedgekeurd.
Wijzigen de kredieten wel dan zijn er dus twee instrumenten voorhanden: de interne kredietaanpassing (die door het college kan worden goedgekeurd) en de budgetwijziging (waarvoor goedkeuring is vereist door de raad). Waarin zit het verschil? Eenvoudig (in principe): wat niet via een interne kredietaanpassing kan worden geregeld, vereist een budgetwijziging. En het BVR BBC omschrijft heel concreet wat NIET via een interne kredietaanpassing kan worden beslist. Het budget kan NIET via een interne kredietaanpassing worden gewijzigd (en dus is een budgetwijziging nodig) als:
- het budget daardoor niet meer past in het (kader van het) meerjarenplan (zie bovenstaand);
- de aanpassing van het budget leidt tot wijzigingen in het exploitatiebudget van een budgettaire entiteit (inclusief de laatste budgetwijziging) die, per beleidsdomein, een daling van het saldo tussen ontvangsten en uitgaven tot gevolg hebben;
- de aanpassing van het budget leidt tot het wijzigen van een verbinteniskrediet van een investeringsenveloppe;
- de aanpassing van het budget leidt tot het wijzigen (per beleidsdomein) van het totaal van de transactiekredieten van een budgettaire entiteit;
- de aanpassing van het budget leidt tot een wijziging van het liquiditeitenbudget voor de transactiekredieten.
Onthoud ook dat, in elk geval, een budgetwijziging er nooit toe mag leiden dat het nieuwe krediet lager is dan de vastgelegde verbintenis of transactie. Dan zouden de reeds aangegane verbintenissen niet kunnen worden gerealiseerd.
Zo, nu weet u precies op welke wijze u aanpassingen kan aanbrengen. Wijzigt er niks aan de kredieten dan volstaat een aanpassing van de raming. Concreet betekent dit een volledig identieke financiële nota na de aanpassing van uw budget. Wijzigen de kredieten wel dan kan u een interne kredietaanpassing gebruiken (goedkeuring college) tenzij in één van de vijf uitzonderingen waar dat niet mogelijk is. Dan rest u het instrument van de budgetwijziging waarvoor de goedkeuring van de raad nodig is. Dat is ook logisch, want de vijf uitzonderingen betekenen inhoudelijk een betrekkelijk fundamentele bijsturing van de strategie.
Samengevat: het meerjarenplan kan via een aanpassing van uw budget op elk ogenblik worden herzien. Dat is een goede praktijk, want u wilt als bestuur uw middelen optimaal inzetten en snel reageren bij nieuwe maatschappelijke uitdagingen. Er zijn drie instrumenten ter beschikking maar onthoud dat de keuze van instrument voor aanpassing niet primeert op de goede praktijk om uw budget (en meerjarenplan) actueel te houden. Want hoe stuurt u een organisatie aan op basis van een plan dat niet langer actueel is?
