De start van BBC is een succes, zo werd vrijdag laatstleden gemeld door het Agentschap Binnenlands Bestuur via de BBC-nieuwsbrief. Maar liefst 92% van de gemeentebesturen is erin geslaagd om de beleidsrapporten tijdig vast te stellen. Een puike prestatie waarbij een waardering voor de lokale besturen zelf, het Agentschap Binnenlands Bestuur, de softwareleveranciers en de vele betrokken consultants absoluut aan de orde is. Maar wat zijn de volgende belangrijke stappen voor 2014?
Het meerjarenplan 2014-2019 is het strategisch plan voor het bestuur voor de legislatuur. Het omvat de prioritaire beleidsdoelstellingen en geeft een overzicht van de middelen die het bestuur over de periode van de legislatuur zal inzetten voor de realisatie van die prioritaire beleidsdoelstellingen en het overig beleid. Het is elk jaar en structureel financieel in evenwicht en gaat uit van een realistische inschatting van de initiatieven die uw bestuur zal nemen. Dat plan moet nu worden uitgevoerd. Voor 2014 heeft u hiervoor ook uw budget ter beschikking. Maar er zijn een aantal aandachtspunten die u best nu reeds in overweging neemt.
Een eerste erg belangrijk inzicht is het uitgangspunt dat uw meerjarenplan een realistische inschatting bevat van de initiatieven die uw bestuur zal nemen. Realistisch zowel in workload (wat wil u allemaal doen?) als in budgetten (welke kredieten zijn hiervoor nodig?). Impliciet betekent dit dat uw organisatie perfect inzet en financiering kan inschatten. Het is veilig te veronderstellen dat dit niet zo is. En vanuit dat inzicht is het goed om uw organisatie op te volgen. Als u op die wijze te weten komt dat er structureel is overgebudgetteerd omdat diensten teveel hooi op hun vork nemen dan biedt het u mogelijkheden om die vrije financiële ruimte anders in te zetten. En desgewenst moet u een aantal vaardigheden introduceren in uw organisatie waaronder projectmanagement, het opmaken van een goede businesscase en het instrument investeringsanalyse. Zo helpt u uw organisatie om steeds beter en realistischer te plannen en te budgetteren zodat u meerjarenplan doorheen de tijd meer stabieler wordt.
Verschillende pilootbesturen merken in de praktijk dat het starten met BBC niet betekent dat iedereen op slag erg goed is in het planmatig denken en werken. Niks is zo vervelend als binnen financiëel strenge grenzen tijdens een budgetwijziging extra transactiekredieten voor investeringen te moeten voorzien om dan in de maand december vast te stellen dat er een realisatiegraad van amper 65 procent is voor uw transactiekredieten voor investeringen. Het niet langer bestaan van het formulier T betekent dat deze inschatting erg belangrijk wordt. En vergeet nooit dat “budget” altijd samenhangt met “een hoeveelheid werk die moet worden uitgevoerd”. Capaciteit correct (leren) inschatten is dus rechtstreeks verbonden met stabielere budgettering.
Subsidieaanvragen
Wat u ook niet uit het oog mag verliezen is het indienen van uw subsidieaanvragen in het kader van het decreet op de planlastvermindering. Het instrument hiervoor zijn uw beleidsrapporten waarin u aangeeft voor welke acties u subsidiëring aanvraagt. Volgens de modaliteiten van het decreet diende u deze gegevens te bezorgen tegen 15 januari van dit jaar, maar minister Bourgeois besliste om deze einddatum te verschuiven naar eind februari. Uitspraak mag u verwachten ten laatste op 30 april 2014 en de uitbetaling gebeurt in twee fasen, met name op 30 juni en 30 november van dit jaar (tenzij de verschuiving van de limiet een impact zou hebben op deze data, dat is op dit moment nog niet duidelijk).
Over de uitvoering van uw budget zal u per kwartaal rapporteren aan de Vlaamse overheid via de zogenaamde kwartaalrapportering. De kwartaalrapportering vindt haar oorsprong in de organieke decreten (artikel 178bis, §2, van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 174bis, §2, van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en artikel 179/1, §2, van het OCMW-decreet) die stellen dat het bestuur rapporteert aan de Vlaamse Regering over de verrichte transacties van elk kwartaal voor het einde van de maand die volgt op het kwartaal. In de MB van 9 juli 2013 werden zowel inhoud als voorwaarden hiervoor bepaald. De omzendbrief BB2013/7 van 6 september 2013 geeft hierover meer toelichting. De verplichte kwartaalrapportering is een eerder technisch gegeven dat via het kanaal van de digitale rapportering vanuit de software wordt geregeld.
Het is voor een goede uitvoering van uw budget essentieel dat u zelf inhoudelijke instrumenten ontwikkelt om uw medewerkers verantwoordelijk te maken voor hun acties en budget. Via het managementteam is een periodieke opvolging van de transactiekredieten voor investeringen broodnodig. Zo kan u snel en accuraat plannen bijsturen. De beleids- en beheerscyclus uitvoeren zoals voorheen (waarbij op het einde van het jaar pas wordt gekeken naar de uitvoering) is gedoemd te mislukken. Het is ook niet slecht om uw diensthoofden via het MAT te sensibiliseren en per kwartaal te laten rapporteren over de uitvoering van hun exploitatiekredieten. Zo kan u nagaan of de timing van de werkzaamheden op spoor zit.
Goedkeuring jaarrekening 2013
Daarnaast is ook de timing voor de goedkeuring van uw jaarrekening 2013 enigszins bepaald in de regelgeving met betrekking tot de beleids- en beheerscyclus. De regels omtrent de beleids- en beheerscyclus stipuleren heel duidelijk wanneer een wijziging aan het meerjarenplan kan worden doorgevoerd. Immers, het financieel evenwicht van een aanpassing van het meerjarenplan kan enkel goedgekeurd worden als de jaarrekening van het voorlaatste financiële boekjaar voorafgaand aan het financiële boekjaar waarop het budget betrekking heeft, vastgesteld is door de Raad en verwerkt in het meerjarenplan. U kan dus met andere woorden geen budget 2015 voorleggen binnen uw meerjarenplan (of met een aangepast meerjarenplan) zonder dat voorafgaandelijk uw jaarrekening 2013 werd goedgekeurd.
Bovendien is het ook niet slecht om nu al stil te staan bij de jaarrekening 2014. Weet dat de jaarrekening in BBC (net zoals het budget) ook een inhoudelijke component bevat die de mate van realisatie van de beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties met woorden omschrijft. Het is niet slecht om deze voorbereiding niet uit te stellen maar periodiek in te plannen en op te volgen via uw managementteam. Zo kan u best tijdens de laatste maand van 2014 de nodige feedback verzamelen over de uitvoering van de acties in 2014 om zo vlot de jaarrekening 2014 voor te bereiden in 2015. Want in 2015 zult u het budget 2016 voorbereiden en daarvoor moet de jaarrekening 2014 zijn goedgekeurd. Wanneer u in februari/maart 2015 uw organisatie bevraagt over de realisatie van de acties in 2014 is dat minder efficiënt dan tijdens 2014 zelf wanneer ze er volop aan werken.
Tenslotte nog dit, besef dat het meerjarenplan en het budget een plan zijn. Dat plan moet nog worden gerealiseerd door uw organisatie. Hiervoor zijn een hele reeks nieuwe vaardigheden en inzichten nodig. Een goed plan is het halve werk, het uitvoeren zal evenveel (en zo niet nog meer) inspanning vergen. Afhankelijk van de veerkracht van uw organisatie zal deze shift vlot gebeuren. Is uw organisatie eerder een logge tanker hou dan rekening met het feit dat dit eerste plan misschien minder solide zal zijn zoals gehoopt en dat u tijdig bijsturingen doorvoert zodat de beleidsuitvoering niet in het gedrang komt. Daarom komen we de volgende keer op terug.
Het advies: voortgezet veranderingsmanagement en een goede opvolging waarbij u de juiste verantwoordelijkheden duidelijk stelt, zijn essentieel om ook voor de toekomst van BBC een succes te maken in uw organisatie.
