Bericht van het Team e-Procurement bij de FOD Beleid en Ondersteuning
De wet 'bestuur inzake overheidsopdrachten' werd op 16 februari 2023 bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en zorgt ervoor dat er maatregelen ingevoerd werden om tot een gestructureerde gegevensinzameling te komen. Zo kunnen we onze overheidsopdrachten op een kwaliteitsvolle manier monitoren.
Wat moet geregistreerd worden?
De wet bepaalt dat er kerngegevens moeten worden geregistreerd voor opdrachten van beperkte waarde tussen €3.000 en €30.000 euro (exclusief BTW) en voor vervolgopdrachten gebaseerd op raamovereenkomsten (opgelet, voor deze laatste moet de rapportering gebeuren door de beheerder van de raamovereenkomst). De kerngegevens moeten worden overgemaakt via het e-Procurementplatform.
Wie kan deze kerngegevens overmaken?
De kerngegevens kunnen enkel worden geregistreerd door aankopers met de rol van datarapporteur in e-Procurement. Momenteel is er binnen je organisatie niemand die de rol van datarapporteur heeft. Om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, is het belangrijk dat je als organisatiebeheerder één of meerdere personen de rol van datarapporteur toekent om de nodige registratie uit te voeren.
Hoe kan de datarapporteur opdrachten op het e-Procurementplatform registreren?
Je kan als datarapporteur op twee manier rapporteren op het platform. Ofwel rapporteer je met behulp van een Excelsjabloon of registreer je de bestelbonnen:
Voorbereiden en importeren van de Excel
Datarapporteurs kunnen opdrachten op het platform registreren met behulp van een Excelsjabloon.
Registratie en import van de bestelbonnen op het e-Procurement platform
Het e-Procurementplatform heeft een shopmodule waarin je bestelbonnen kan maken en naar de leverancier sturen. Je kan het platform dus ook standaard gebruiken om je opdrachten af te handelen en je raamovereenkomst(en) te monitoren door je afnemers de bestelbonnen te laten maken via het platform.
Ook bij opdrachten van beperkte waarde kan je deze optie gebruiken. Je kan beide manieren van rapporteren bekijken in een filmpje over e-Procurement en transparantie.
Let op voor dubbele registratie
Als je beide manieren gebruikt is het belangrijk dat je erop let dat er geen dubbele registratie is. Als je een bestelling registreert en importeert hoef je die dus niet meer in de Excel op te nemen en omgekeerd. Daarnaast moet je een opdracht waarvoor al een aankondiging van gegunde opdracht bestaat, niet nogmaals registreren.
Finaliseren vóór 15 februari 2025
Het is belangrijk dat de datarapporteur(s) van je organisatie(s) tussen 1 januari en 15 februari 2025 het rapport finaliseert op het e-Procurementplatform. Enkel de kerngegevens die worden gefinaliseerd, worden opgenomen in de finale rapportering. Na 15 februari kan er niets meer worden uitgevoerd!
