Debiteurenbeheer behelst veel meer dan het versturen van aanmaningen en het indienen van schuldvorderingen. Niet enkel de financieel directeur en zijn/haar personeel van de interne afdeling debiteurenbeheer, maar ook de schepen van financiën, het managementteam en de schepenen moeten zich hier bewust van zijn.
Eerst en vooral vereist een resultaatgericht en kostenefficiënt debiteurenbeheer een inzicht in al haar facetten, procedures en mogelijkheden. Debiteurenbeheer heeft nu eenmaal een kostprijs en start al voor de vordering in de boekhouding van de financieel directeur is opgenomen:
- het inbrengen van een correct factuurorder, een belastbaar feit, een beboetbare situatie, …;
- het koppelen van dit order/feit/situatie aan de correcte brongegevens (KBO, Rijksregister, …);
- juiste berekening van het bedrag en/of BTW;
- volledige maar heldere omschrijving;
- maximaal gericht op vermijden van bezwaren en beroepsprocedures;
- het omzetten van een betaal-order in een effectieve vordering.
Eens de vordering gemaakt, moet er een betaalverzoek (aanslagbiljet, factuur, beslissingsbrief boete, …) al dan niet geprint en (digitaal) verzonden worden naar de debiteur (respectievelijk de belastingplichtige, de gefactureerde, de beboete, …). Mogelijks is het verzendadres niet correct, is debiteur onbereikbaar, is debiteur overleden of gestopt, … en moet de dienst tussenkomen en het dossier onder opvolging zetten. Debiteur kan ook een bezwaar indienen en daardoor wordt de invorderingsflow on hold gezet. Bij niet betalen worden er aanmaningen opgemaakt en verzonden. Bij financiële problemen worden afbetalingsakkoorden opgesteld en opgevolgd. En dit is dan nog maar de start van het hele proces.
Men moet zich allereerst afvragen hoe men debiteurenbeheer kan vermijden en met voldoende zekerheid en sneller de ontvangsten kan genereren. Vooraf betalen, e-commerce via online-webshop, inschakelen van derde partijen, … zijn reële, haalbare, maar vooral interessante mogelijkheden. En als men kiest of wettelijk gehouden is om toch een betaaluitnodiging op te maken en te verzenden, dan moet het maximale gedaan worden om:
- de betaaldocumenten en -orders zo correct mogelijk op te stellen om bezwaren maximaal te voorkomen;
- de kosten van het debiteurenbeheer door te rekenen aan de wanbetalers (veroorzaker betaalt);
- alle wettelijke invorderingsprocedures toe te passen die een financieel directeur ter beschikking heeft.
Dit alles wordt toegelicht in de eerste algemene workshop van dit cyclisch leermodel.
Eens bewust van de mogelijkheden en het totale overzicht van kosten-efficiënt en resultaatgericht debiteurenbeheer worden tal van hands-on workshops aangeboden om dit hogere level te bereiken en uw kansen op effectieve inning te maximaliseren. Gaande van impactvolle aanmaningen opstellen, derdenbeslagen uitvoeren, solvabiliteitsinschatting, een goede samenwerking met een gerechtsdeurwaarder, debiteurenbeheer verkopen in uw bestuur, tot het toepassen van een uitvoerend beslag op onroerende goederen (UBOG).
Bovendien verkrijgt men in enkele nieuwe workshops een exclusief inzicht en kennis over OCMW-cases, verjaring, hoofdelijkheid, eigendomsbelastingen en nummerplaatgerelateerde vorderingen die u alert maken voor tal van issues en topics die met het invorderingsproces gepaard gaan. Elke hand-on workshop zet u op weg om onmiddellijk de verkregen kennis in de praktijk toe te passen. Heel dit gespecialiseerd cyclisch leermodel rond debiteurenbeheer zal u volgend voorjaar (2023) worden aangeboden. Zet deze specifieke opleidingen en workshops alvast op uw verlanglijstje.
En last but not least zal een expertenteam u begeleiden bij praktische moeilijkheden die bij de toepassing in de praktijk hierbij ervaart. Onder de noemer van “SOS-ondersteuning” en “SOS-UBOG” krijgt deze case-ondersteuning reële gedaante. Meer detail en praktische informatie hierover wordt later verstrekt.
